نظم المعلومات المحاسبية
• المقدمة
• نظم المعلومات المحاسبية
- النظام
- نظم المعلومات
- نظام المعلومات المحاسبي
• نظم المعلومات المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات
- المكونات المادية للحاسوب
- الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب
- تصميم نظام المحاسبة المحوسب
• الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية
المقــــــــــــــــــــــــــــــــدمة
من المعروف بأن النظام المحاسبي مكون من سلسلة من الخطوات والإجراءات ، تبدأ بالمدخلات ومرورا بالمعالجات المختلفة وانتهاء بالمخرجات ، وبما أنه يعد القول الفصل بين أصحاب حقوق الملكية والإدارة فقد تم تقييد خطواته وإجراءاته بسياسات محاسبية مختلفة لضمان حيادية نتائجه (مخرجاته) وصدقها في التعبير.
رغم التطور التكنولوجي الكبير وحوسبة الأنظمة في شتى المجالات المهنية بقى النظام المحاسبي محتفظا بآلية تسلسل الخطوات والإجراءات ، إلا أن هذا التسلسل رافقه إجراءات رقابة جديدة تمشيا مع كل من:
1- غياب التوثيق المستندي في ظل استخدام الحاسوب.
2- الاعتماد على الذكاء الصناعي في تحليل ومعالجة العمليات.
3- إمكانية اختراق الغير لخصوصية النظام
رغم أن النظام المحاسبي لم يتغير من حيث جوهر المفهوم ، إلا أن الانتقال من الآلية اليدوية إلى الآلية المحوسبة جعل عملية مراقبة النظام والسيطرة عليه عملية صعبة ومعقدة ودقيقة لأبعد الحدود.
سوف يقوم الباحث في هذا الفصل بتناول النظام المحاسبي بالآلية اليدوية والآلية المحوسبة ، وذلك للوقوف على أهم التغيرات الجوهرية التي ظهرت بين الآليتين.
نظم المعلومات المحاسبية
النظام System:
من المعروف بأن النظام يتكون من عدة عناصر مرتبطة ببعضها بعضا وذلك لتأدية وظيفة معينة أو عدة وظائف ، وبغض النظر إن كان ذلك النظام محوسبا أم لا ، فدوما تحكمه سياسات وإجراءات يتم اتباعها بشكل روتيني ، كما تتم مراقبة تلك الإجراءات من قبل المسؤول عن النظام للتأكد من عدم وجود أي اختراقات للسياسات الموضوعة.
نظام المعلومات Information System:
يعد نظام المعلومات المصدر الأساسي لتزويد الإدارة بالمعلومات المناسبة لعملية اتخاذ القرار الإداري. ويعرف نظام المعلومات " بأنه مجموعة من المكونات المربوطة مع بعضها البعض بشكل منتظم من اجل إنتاج المعلومات المفيدة ، وإيصال هذه المعلومات إلى المستخدمين بالشكل الملائم ، والوقت المناسب ، من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف الموكلة إليهم" .
ومن المتعارف عليه كذلك أن أي نظام معلومات يتكون من ثلاثة مكونات رئيسية:
1- المدخلات (Inputs)
2- المعالجة (Processing)
3- المخرجات (Outputs)
المدخلات: وهي عبارة عن الأحداث والمعطيات التي يتم إدخالها للنظام لغاية معالجتها.
المعالجة: وهي عبارة عن جميع العمليات الحسابية والمنطقية ، التي تجري على المدخلات بغرض إعدادها وتهيئتها للمرحلة الثالثة من النظام.
المخرجات: وهي عبارة عن المعلومات ، والنتائج الصادرة من النظام بعد أن ينهي المعالجات المناسبة للبيانات المدخلة.
نظم المعلومات المحاسبية Accounting Information Systems
إن المحاسبة كغيرها من العلوم الأخرى محكومة بنظام خاص بها ، يتكون من ثلاثة أجزاء رئيسية: المدخلات والمعالجة والمخرجات. وكأي نظام آخر تحكمه عدة سياسات وإجراءات صارمة لا يجوز تجاوزها لأي سبب كان وبغض النظر عن حوسبة النظام من عدمه.
والشكل (2-1) يوضح نظام المعلومات المحاسبي بمفهومه الحديث:
الشكل (2-1)
نظم المعلومات المحاسبية
1- نظام المعلومات المحاسبي Accounting Information System.
لا بد لأي نظام محاسبي كفء أن يحوي الأمور التالية:
أ. المصطلحات الأساسية Basic Terminology: هنالك مصطلحات محاسبية عديدة ومهمة جدا ، والتي لا بد أن يحويها النظام المحاسبي وان يعمل وفقا لها وألخصها بالتالي:
. الحدث Event (خارجي كان أم داخلي)
. العملية Transaction (تسجيل الحدث بين طرفين)
. الحسابات الحقيقية والمؤقتة Real & Nominal Accounts (حيث إن الحسابات الحقيقية مثل: الأصول والالتزامات وحقوق الملكية تظهر في الميزانية العمومية. بينما الحسابات المؤقتة ، مثل الإيرادات والمصروفات تظهر في قائمة الدخل)
. دفاتر الأستاذ Ledger (حيث يوجد دفتر أستاذ عام ، والذي يحوي الحسابات جميعها ، ويوجد كذلك دفاتر أستاذ مساعد ، حيث يحوي حسابات معينة، ولكن بشكل تفصيلي كالمدينين والدائنين والرواتب)
. دفتر اليومية Journal (حيث يتم تسجيل الحدث بها محاسبيا)
. الترحيل Posting (وهي عملية ترحيل الأحداث المسجلة بعمليات من دفتر اليومية إلى حسابات دفتر الأستاذ)
. ميزان المراجعة Trial Balance (وهو عبارة عن أرصدة الحسابات المأخوذة من الأستاذ العام ، وبعد أن نقوم بعمل قيود التسوية واستخراج الأرصدة الجديدة يصبح ميزان المراجعة المعدل )
. قيود التسوية Adjusting Entries (وهي القيود التي تعمل في نهاية الدورة المحاسبية لتسوية الحسابات وفقا للمبادئ والمعايير المحاسبية من أجل تحميل كل فترة محاسبية بنصيبها من المصاريف التي تخصها ، والاعتراف بالإيرادات المكتسبة والتي تخص نفس الفترة).
. القوائم المالية Financial Statements (وهي القوائم التي تمثل مخرجات النظام ، وتتكون من الميزانية العمومية، والتي تظهر المركز المالي للمنشأة ، وقائمة الدخل والتي تظهر نتائج أعمال المنشأة للفترة المالية ، وقائمة التدفقات النقدية والتي تظهر المصادر والاستخدامات النقدية للعمليات التشغيليه والاستثمارية والتمويليه للفترة المالية ، وقائمة الأرباح المدورة والتي تظهر تسويات رصيد الأرباح المدورة ابتداءً من بداية الفترة المالية والى نهايتها).
. قيود الإقفال Closing Entries (هي القيود التي يتم بواسطتها إغلاق جميع الحسابات المؤقتة في ملخص الدخل ، ويقفل ناتج ملخص الدخل في حساب الأرباح المدورة ، وذلك استعدادا للبدء بفترة مالية جديدة)
ب. المدين والدائن Debits & Credits: جميع الحسابات في نظام المعلومات المحاسبي مبنية على مفهوم المدين والدائن ، بمعنى أن جميع الحسابات التي تنشأ بالنظام المحاسبي يكون لها طرفان فقط وهما المدين والدائن ويجب تطابق الطرفين في كل قيد وفي جميع الأحوال.
يمكن تعريف الحسابات في النظام المحاسبي كما يلي:
. حسابات الأصول (تكون دوما مدينة الرصيد ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات المدينة ويتناقص بالإدخالات الدائنة).
. حسابات الالتزامات (تكون دوما دائنة الرصيد ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات حقوق الملكية (تكون دوما دائنة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة، ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات الإيرادات (تكون دوما دائنة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة ، ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات المصاريف (تكون دوما مدينة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات المدينة، ويتناقص بالإدخالات الدائنة).
ج. المعادلة الأساسية Basic Equation: كما هو معروف بنظام القيد المزدوج ، بأن الطرف المدين يجب أن يقابله إدخال طرف دائن مساو له بالكم ، والعكس صحيح. وهذا المفهوم يقود للمعادلة الأساسية:
الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية ، ويمكن فهمها بشكل افضل من خلال الشكل (2-2) :
الشكل (2-2)
د. هيكلة القوائم المالية وقوائم حقوق الملكية: من المتعارف عليه بأنه يتم الإبلاغ عن رأس المال والأرباح المدورة في القسم المخصص لحقوق الملكية في الميزانية العمومية. كما يتم الإبلاغ عن توزيعات الأرباح في قائمة الأرباح المدورة ويتم الإبلاغ عن المصاريف والإيرادات في قائمة الدخل ، وفي نهاية الفترة المالية ، يتم تحويل ناتج مقابلة كل من الإيرادات والمصاريف إلى الأرباح المدورة. ومن ثم فان أي اختلاف في البنود المذكورة أعلاه سيؤثر على حقوق الملكية ، ويمكن شرح هذه العلاقة بالشكل (2-3) :
الشكل (2-3)
2- الدورة المحاسبية The Accounting Cycle.
تعتبر الدورة المحاسبية من الضروريات المتعارف والمتفق عليها في علم المحاسبة ، وهي عبارة عن الإجراءات المحاسبية المتبعة في أي منشأة لتسجيل العمليات وإعداد القوائم المالية ، الشكل (2-4) يوضح تلك الدورة:
الشكل (2-4)
الدورة المحاسبية
الدورة
المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات
مع تقدم العلوم وظهور الحاسوب ، أصبح من الضروري أن تتأقلم جميع العلوم مع التطور الحديث في علم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات. والمحاسبة كغيرها من العلوم كانت رائدة في تبني هذا التطور ، وأصبح من النادر الآن استخدام نظام المحاسبة اليدوي في الشركات.
من المعروف بأن استخدام الحاسوب في نظم المعلومات المحاسبية ذلل عقبات ومصاعب كثيرة كان يواجهها النظام اليدوي ، فقد جعل آلية تسجـيل العمليات ومعالجتها تتم بصورة سريعة جدا وبدقة قد تكون متناهية النظير ، بل مكن الشركات من الحصول على مخرجات النظام في أي وقت تشاء ، كما ومكنها كذلك من الاستغناء عن طرق محاسبية تقليدية وغير سليمة ، مثل: طريقة الجرد الدوري للمخزون ، فلقد كان من الصعب على كثير من الشركات التي تتعامل بسلع عديدة وذات قيمة منخفضة أن تستخدم طريقة الجرد المستمر للتكلفة المترتبة على استخدام تلك الطريقة ، ولكن الآن وبوجود الحاسوب أصبح استخدام طريقة الجرد المستمر أمرا ميسرا وغير مكلف.
والجدير ذكره ، ورغم استخدام الشركات للحاسوب ، إلا أن نظـام المعلومات المحاسبي بقي كما هو ، وأعني بذلك أن السياسات والإجراءات المحاسبية المتبعة بالنظام المحاسبي ، بقيت كما هي ولكن زادت بعض الشيء وبشكل يتماشى مع متطلبات استخدام الذكاء الاصطناعي في الحاسوب.
المكونات المادية للحاسوب Hardware وهي عبارة عن مجموعة من الأجزاء المادية للتجهيزات المستخدمة ، والتي تعمل بصورة مشتركة لإنجاز مهام الحاسوب ومكونة من عدة وحدات ، والموضحة بالشكل (2-5):
الشكل (2-5)
أ. وحدات الإدخال Input Units: وهي عبارة عن مجموعة من التجهيزات التي يتم من خلالها إدخال البيانات والبرامج إلى وحدة المعالجة المركزية.
ب. وحدات المعالجة المركزية Central Processing Unit: وهي الجزء الداخلي من نظام الحاسوب وهي عبارة عن مركز الأنشطة والذي يحوي على كم كبير من الدوائر الإلكترونية (الذكاء الاصطناعي) والتي تقوم على معالجة البيانات بناءً على السياسات والإجراءات المبرمجة. ومن أهم هذه الوحدات:
- وحدة الحساب والمنطق Arithmetic & Logic Unit: وهي عبارة عن برمجيات تقوم بعمليات الاحتساب المنطقية الرياضية.
- وحدة الرقابة Control Unit: وهي عبارة عن البرمجيات التي تضبط العمليات التي ينفذها الحاسوب ، كما تقوم بالإشراف وتوجيه وسائط الإدخال ، والإخراج والتخزين للعمل وفق تعليمات البرامج ، وتشبه إلى حد كبير الجهاز العصبي الموجود لدى الإنسان والذي يأمر أعضاءه كافة بالحركة.
ج. الذاكرة الرئيسية Primary Memory: وهنا يتم تخزين البيانات والبرامج التي تم إدخالها عن طريق وسائط الإدخال ، كما يتم تخزين نتائج عمليات المعالجة إلى أن يتم إرسالها إلى وسائط الطباعة أو إلى وسائط التخزين المؤقتة.
د. وسائط التخزين المساعدة Secondary Storage Devices: وهي عبارة عن كل الوسائل المستخدمة لتخزين البيانات والبرامج خارج وحدة التشغيل المركزية.
ه. وحدات الإخراج Output Units: وهي الوسائل التي يتم بواسطتها إخراج نتائج المعالجات من نظام الحاسوب إلى البيئة المحيطة ، كالطابعات.
لقد أصبح الحاسوب العصب الرئيسي لجميع الأنظمة المختلفـة ، وأصبح علم البرمجيات من العلوم الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها ، وبدأ المختصون بوضع برمجيات أنظمة المحاسبة ، ولكن من الصعب إيجاد برنامج وحيد يستطيع تلبية جميع حاجات ورغبات جميع الشركات لاختلاف أعمالها.
فمن المعروف بأن كل شركة تحتاج إلى نظام محاسبي محوسب خاص بها ، وهذا لا يعني أن أنظمة المحاسبة مختلفة ، بل أعمال الشركات هي المختلفة ، وبالتالي كل طبيعة عمل تحتاج إلى أدوات رقابية وسلسلة عمليات في النظام تختلف عن الأخرى. فنظام المحاسبة المحوسب لخدمة الشركات المالية ، لا يمكن استخدامه في الشركات الصناعية ، وحتى في الشركات المالية ، فكل طبيعة عمل تحتاج إلى نظام يتماشى معها ، فنظام المحاسبة المحوسب للبنوك لا يصلح لشركات التأمين ، وبالمثل في الشركات الصناعية.
ولكن الأمر الجدير ذكره ، بأنه وفي جميع برمجيات الأنظمة المحاسبية ، وبغض النظر عن طبيعة أعمال منشأتها لا بد من أن تتحقق الدورة المحاسبية بالآلية اليدوية ، ويجب أن تجاري تلك الدورة جميع الإجراءات الرقابية التي تكفل استقلالية وحيادية النظام ، ويمكن أن تزود البرمجيات بآليات رقابة جديدة تضبط السيطرة على الحاسوب ، وعلى سبيل المثال لا الحصر كأن يزود الحاسوب بأرقام سرية لا يعلمها سوى المصرح لهم باستخدامه ، وخصوصا مدخلي البيانات ، وكذلك بروابط تمنع الشطب أو التعديل بالبيانات ، وأمور أخرى كثيرة لم تكن موجودة بالنظام اليدوي ، وأوجدت بسبب حوسبة النظام.
الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب
الفرق الأساسي والجوهري بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب يكمن في العقل المنفذ للأمور ، يعني الباحث بذلك بأنه وفي النظام اليدوي ، يقوم الإنسان ومن خلال استخدام عقله وذكائه الفطري بتحليل الأمور ومن ثم اتخاذ القرارات وتطبيقها وفقا للسياسات والإجراءات المتعارف عليها وقد يصيب أو يخطئ ، ويتم تصحيح الخطأ عند اكتشافه. ولكن في النظام المحوسب يتم استخدام العقل الإلكتروني ، والمصمم بواسطة الإنسان ، وهذا العقل ينفذ الأوامر الموضوعة له مسبقا من قبل الإنسان ، وبمعنى آخر لا يمكن أن يخطئ ، أي لا يستطيع هذا العقل التحليل بل يستطيع فقط تنفيذ آلية التحليل المرسومة له مسبقا ومن ثم تنفيذها وفقا للسياسات والإجراءات المرسومة له مسبقا ، ولا يمكنه تجاوز أي مخططات موضوعة له من قبل الإنسان.
ولتوضيح الأمر بشكل مبسط ، لنفرض بأن إحدى الشركات قامت ببيع ثلاث غسالات بسعر 100 دينار للغسالة الواحدة على الحساب لشركة الجوهرة ، علما بأن تكلفة الغسالة عليها 75 دينارا ، وتستخدم الشركة نظام الجرد المستمر.
آلية العمل في النظام المحاسبي اليدوي
طبعا يحلل المحاسب العملية ، وعندما يتأكد أنها مستوفيه لشروط الاعتراف يقوم بتسجيل قيد في دفتر اليومية (يومية المبيعات) كالتالي:
300 من حـ/ المدينين (شركة الجوهرة)
300 إلى حـ/ المبيعات
وبما أن الشركة تستخدم طريقة الجرد المستمر ، فإنه سيتبادر إلى ذهن المحاسب ضرورة عمل قيد آخر يثبت به تكلفة البضاعة ونقصان المخزون ويسجله بالشكل التالي:
225 من حـ/ تكلفة بضاعة مبيعة
225 إلى حـ/ المخزون (غسالات)
وفيما بعد يقوم المحاسب بترحيل العمليات من دفتر اليومية إلى الحسابات الرئيسية في دفتر الأستاذ العام ويرحلها كذلك إلى الحسابات التفصيلية في دفتر الأستاذ المساعد.
وفي نهاية السنة المالية يقوم المحاسب بترصيد الحسابات في دفتر الأستاذ العام لاستخراج ميزان المراجعة غير المعدل وبعدها يقوم بعمل قيود التسويات الضرورية ومن ثم تعديل الحسابات وإعداد القوائم المالية ، ولإعداد القوائم المالية يقوم المحاسب وبعقله المفكر بتمييز الحسابات المؤقتة وإقفالها في حساب الدخل استعدادا لإعداد الميزانية العمومية التي ستحوي الحسابات الحقيقية فقط.
من الملاحظ أعلاه بأن المحاسب قام بجميع الخطوات يدويا ، مستخدما عقله وذكاءه في تحليل الأمور وتطبيقها.
آلية العمل في النظام المحاسبي المحوسب
ببساطة ، هي نفس الشيء ولكن باختلاف بسيط وهو بأن يقوم المحاسب بأمر البرنامج المحوسب باتباع الأوامر السابقة جميعها عند إدخال البيانات إليه. ويقتصر عمل المحاسب بعدها على إدخال المعلومة ليس أكثر ، ويقوم الجهاز بتنفيذ باقي الخطوات.
ولكن قبل إدخال البيانات للحاسوب ، لا بد للمحاسب وبمساعدة مبرمج إنشاء برنامج الأوامر وبشكل مسبق:
1- إنشاء آلية ترميز للحسابات (كما بالنظام اليدوي)، والتي من خلالها يمكن جعل البرنامج يميز نوع وطبيعة الحسابات.
2- إنشاء دفتر يومية مبرمج وفقا لآلية ترميز الحسابات.
3- إنشاء حسابات عامة في دفتر الأستاذ العام وحسابات تفصيلية مبرمجة في دفتر الأستاذ المساعد.
4- إنشاء آلية ترحيل مبرمجة للحسابات.
5- إنشاء قوائم مالية مبرمجة.
ولتطبيق عملية البيع البسيطة لنفرض بأن ترميز الحسابات سيكون كالتالي:
الأصول 10000 إلى 19999
الالتزامات 20000 إلى 29999
حقوق الملكية 30000 إلى 39999
الإيرادات 40000 إلى 49999
المصروفات 50000 إلى 59999
والآن سنضع مخططاً مبرمجاً كي يطبقه الحاسوب لتنفيذ العملية والذي في الغالب سيكون بشكله المبسط الشكل (2-6):
وبشكل مشابه يمكن رسم مخطط لإكمال الدورة المحاسبية للوصول لعملية إعداد القوائم المالية.
من الشكل (2-6) يمكن الوصول لمفهوم منطقي وبديهي وهو أن المحاسب وبمساعدة مبرمج متخصص يقومان برسم خطة سير العمليات للحاسوب ، ولا يبقى على الحاسوب سوى تنفيذ الأمر عند أمره بذلك ، وبعبارة أخرى عقل الحاسوب ينفذ أوامر موضوعة مسبقا ، ليس إلا. وكلما كان المحاسب والمبرمج دقيقين في وضع خطة السير ، كانت عمليات الحاسوب دقيقة وخالية من الأخطاء.
الشكل (2-6)
الأستاذ العام (حساب المدينين) الأستاذ العام (حساب المبيعات)
رقم حساب 10200 رقم حساب 40000
الأستاذ العام (حساب تكلفة البضاعة المباعة) الأستاذ العام (حساب المخزون)
رقم حساب 50000 رقم الحساب 10300
الأستاذ المساعد (حساب شركة الجوهرة) (حساب الغسالات)
رقم العميل رقم 1200 رقم البضاعة 512
تصميم نظام المحاسبة المحوسب
عندما ترغب أي شركة في تصميم نظام محاسبي محوسب ، لا بد أن تتبع عدة متطلبات مهمة يمكن تلخيصها بالأتي:
1- تخصيص طاقم محاسبة متمرس وملم بأعمال الشركة وطاقم مبرمجين.
2- توفير الأجهزة الضرورية لتصميم النظام، وتدريب مشغلي النظام على استعماله.
3- الاستعانة بآراء خبراء خارجيين عند الضرورة.
4- يجب على الشركة وبعد تصميم النظام عدم ترك الآلية اليدوية لفترة من الزمن ، والغاية من ذلك فحص النظام المحوسب ومدى نجاعته ، والاستمرار بمطابقة الآلية اليدوية مع الآلية المحوسبة ، ويمكن التوقف عن الآلية اليدوية عند توفر الدلائل الضرورية على نجاح الآلية المحوسبة.
واجبات طاقم المحاسبة وطاقم المبرمجين
قبل عملية إنشاء النظام المحوسب يجب على الطاقم عمل التالي:
1- رسم خرائط التدفقات التوضيحية للنظام Flowcharts.
2- المباشرة بتصميم النظام.
3- فحص النظام.
4- مطابقة نتائج النظام مع النظام اليدوي.
1- رسم خرائط التدفقات التوضيحية:
المقصود برسم مخططات التدفقات ، هو الآلية الواجب اتباعها لتنفيذ العمليات بشتى أنواعها ، ابتداء من المدخلات ومرورا بالمعالجات وانتهاء بالمخرجات لشتى عمليات الشركة.
ولتوضيح الأمر ، لنفرض بأن إحدى الشركات التجارية ، والتي تتعامل بشراء البضائع وبيعها ، قررت تصميم نظام محاسبي محوسب ، فإنه سيكون إلزاما على مصممي النظام الأخذ بعين الاعتبار الدورات التي يجب إنشاؤها بالنظام والتي تتضمن عادة:
- دورة الإيرادات (المبيعات والمدينون)
- دورة المدفوعات (المشتريات والمخزون والدائنون)
- دورة الرواتب
- دورة الإبلاغ المالي
وكمثال سنشرح بعض آليات إنشاء هذه الدورات كالتالي:
دورة الإيرادات (Revenue Cycle) (المبيعات والمدينون)
وهي مجموعة من الآليات والإجراءات الواجب اتباعها في سبيل تسليم العملاء بضائع أو خدمات لغايات الحصول على الإيراد. ويمكن تلخيص الدورة باختصار بالشكل (2-7).
دورة الإيرادات الشكل (2-7)
وبعد معرفة هذا المخطط الأساسي للدورة يبقى تصميم كل مرحلة على حدة بالبرمجيات الضرورية ، مثل: إنشاء دفتر يومية المبيعات وتزويده بآلية الترقيم المناسبة للحسابات ، وربطه بالحسابات المتعلقة بعملية البيع ، وإنشاء شروط البيع ، والفواتير ، وكل ما هو ضروري لاتباع الدورة بشكل سليم وغير قابل للاختراق.
تشمل هذه المرحلة كثيراً من الأمور المهمة ، وعلى رأسها تصميم الفواتير بشكل قانوني ، حيث تربط الفاتورة بشروط البيع ، ومرجعية طلبات الشراء الواردة من العميل ، وكل التفاصيل الضرورية الأخرى ، والتي تعتمد دقتها على مهارة المحاسب بإعطائه التوصيات المناسبة للمبرمج.
دورة المدفوعات (المشتريات والمخزون والدائنون)
وهذه الدورة عبارة عن مجموعة من الآليات ، والإجراءات الواجب اتباعها في سبيل شراء السلع وإدخالها للمخازن ، مع الأخذ بعين الاعتبار المشتريات على الحساب من الموردين.
وبشكل مشابه تقريبا لدورة الإيرادات يتم تخطيط دورة المدفوعات المناسبة ، والتي يقترحها طاقم المحاسبة للمبرمج بالشكل (2-
:
ومن الجدير بالذكر هنا أنه يجب أن يراعى عند إنشاء دورات التدفقات تلك الالتزام التام بجميع السياسات المحاسبية المنصوص عليها ، وكذلك التقيد التام بجودة المعلومات التي سيخرجها النظام.
2- المباشرة بتصميم النظام:
وهنا يأتي دور المبرمجين المتخصصين لتنفيذ دورات التدفق حسب الاتفاق مع المحاسبين ، وينوه الباحث هنا بأن المحاسب وفي كثير من الحالات لا يملك مهارة التصميم وإعداد البرمجيات الخاصة ، ولكن وفي الآونة الأخيرة ظهرت برمجيات خاصة بالتصميم تمكن غير المتخصص بعلم الحاسوب استخدامها لتصميم بعض البرمجيات الخاصة بطبيعة عمله ؛ ولكنها تبقى قاصرة عن تلبية احتياجات شركات الأعمال الكبيرة.
3- فحص النظام:
بعد أن يتم الانتهاء من تصميم النظام ، يباشر كل من طاقم المحاسبة والمبرمجين بفحص دقة النظام ، ومن الأوليات لدى المحاسبين التأكد بأن هذا البرنامج الخاص بنظام المحاسبة يوفر عدة أمور مهمة جدا ، وعلى رأسها تقيده وعمله وفقا للسياسات المحاسبية (الإجراءات و المبادئ والمعايير وكل ما يمت بصلة للنظام المحاسبي) ، وكذلك التأكد من كفاءة الرقابة التي يوفرها النظام والسرية العالية التي يوفرها ، وذلك وصولا لجودة المعلومات المحاسبية المرجوة منه.
ولا بد من الاعتراف ، بأن مهارة محاسب الشركة هنا تلعب دورا هاما في فحص النظام المبرمج ؛ ولهذا يتم استشارة أكثر من جهة متخصصة لفحص النظام في كثير من الأحيان ، وغالبا ما تكون جهة مهنية متخصصة بتدقيق الحسابات.
4- مطابقة نتائج النظام مع النظام اليدوي:
في أغلب الأحيان ، لا يتم الاعتماد على النظام المحوسب بشكل كلي ، وخصوصا في الفترات الأولى من عمله ، ولذلك يفضل الاستمرار بالعمل بالنظام اليدوي جنبا إلى جنب مع النظام المحوسب ، ومطابقة نتائج النظامين بين فترات متقاربة ، وذلك خوفا من وجود قصور أو عيوب بالنظام المحوسب لم يتم كشفها خلال فترة الفحص. وفي الوقت المناسب والذي قد يكون على الأغلب بعد مرور سنة مالية كاملة ، يتم التخلي عن النظام اليدوي نهائيا.
الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية
من المهم جدا أن نتذكر ، بأن المعلومات المحاسبية ، وبغض النظر عن مصدرها الذي قد يكون نابعا من النظام اليدوي ، أو من النظام المحوسب يجب أن تتمتع بعدة خصائص نوعية ، لكي تكون مفيدة لصاحب القرار ، والذي في النهاية أعدت من اجله.
وقد حاولت عدة جهات محاسبية متخصصة تحديد ماهية خصائص وجودة المعلومات ، ومن أفضل النتائج التي تم التوصل إليها كانت من قبل مجلس معايير المحاسبة المالية الأمريكي FASB وذلك حين قام بإصدار المفهوم المحاسبي رقم (2) (الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية). "فالمفهوم المحاسبي رقم (2) جاء لسد الفجوة بين المفهوم رقم (1) والمفاهيم الأخرى اللاحقة ، والذي قام بتغطية شاملة لآلية الاعتراف والقياس والإفصاح لعناصر القوائم المالية. محاولا الإجابة على السؤال التالي : ما هي الخصائص التي يجب أن تتمتع بها المعلومات المحاسبية لتصبح ناجعة ؟" .
مفاهيم جودة المعلومات المحاسبية
إن تحديد أهداف التقارير المالية ، هو نقطة البداية في تطبيق منهج فائدة المعلومات المحاسبية في ترشيد قرارات المستفيدين الخارجيين الرئيسين .. أي أن المعلومات الجيدة هي تلك المعلومات الأكثر فائدة في مجال ترشيد القرارات . يقصد بمفاهيم جودة المعلومات تلك الخصائص التي يجب أن تتسم بها المعلومات المحاسبية المفيدة. هذه الخصائص تكون ذات فائدة كبيرة للمسؤولين عن إعداد التقارير المالية في تقييم نوعية المعلومات التي تنتج عن تطبيق الطرق والأساليب المحاسبية البديلة .
أهم هذه الخصائص التي حددها مجلس معايير المحاسبة المالية الأمريكي FASBهي :
1. ملاءمة المعلومات (Relevance)
2. إمكانية الاعتماد على المعلومات أو درجة الثقة بها (Reliability)
ومن الأمور المهمة ، أن مستوى جودة المعلومات لا يعتمد فقط على الخصائص الذاتية للمعلومات ( الملاءمة والموثوقية ) بل يعتمد أيضا على خصائص تتعلق بمتخذي القرارات ( مستخدمي المعلومات ).
وتعتمد فائدة المعلومات لمتخذ القرار على عوامل كثيرة تتعلق بمجال الاستخدام، مثل طبيعة القرارات التي يواجهها وطبيعة النموذج القراري المستخدم ، وطبيعة ومصادر المعلومات التي يحتاجها ، ومقدار ونوعية المعلومات السابقة المتوفرة ، والمقدرة على تحليل المعلومات ، ومستوى الفهم والإدراك المتوفرة لدى متخذ القرار.
وقبل المضي بشرح جميع الخصائص ، وبالنظر للشكل (2-9) :
مستخدمو المعلومات المحاسبية
المحدد الرئيسي
تحديد النوعية - للمستخدمين
الخصائص الأولية لاتخاذ القرار
الخصائص الفرعية
الخصائص الثانوية
نقطة الفصل للاعتراف الأهمية النسبية
نجد أن خاصية فائدة المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات تأتي على قمة الخصائص وتمثل هذه الخاصية القاعدة العامة التي تعتمد على خاصية الملاءمة وخاصية الموثوقية . ولكي تكون المعلومات ملائمة يلزم توافر مجموعة من الخصائص الفرعية:
1. وصول المعلومات إلى مستخدميها في الوقت المناسب ( التوقيت الملائم).
2. يكون للمعلومات قدرة تنبؤية.
3. يكون للمعلومات قدرة على التغذية المرتدة.
ولكي يمكن الاعتماد على المعلومات والوثوق بها يلزم أيضا توفر مجموعة من الخصائص الفرعية هي :
1. إعداد المعلومات بحيث تعبر بصدق عن الظواهر التي يفترض أن تعبر عنها (صدق تمثيل الظواهر والأحداث).
2. أن تكون المعلومات قابلة للإثبات وبالإمكان التحقق من سلامتها.
3. أن تكون المعلومات حيادية، وغير متحيزة، وتعرض الحقائق غير منقوصة.
قابلية المعلومات للمقارنة وما يتطلبه ذلك من ثبات في تطبيق الطرق والأساليب المحاسبية تعتبر خاصية متداخلة مع خاصيتي الملاءمة والموثوقية .
هناك محددان رئيسيان لاستخدام الخصائص السابقة هما :
1. اختبار مستوى الأهمية
2. اختبار التكلفة / العائد
يغلب على هذين القيدين الصفة الكمية ( على خلاف الخصائص السابقة ) . إن الأهمية النسبية لكل خاصية سوف تحددها ظروف الحال كما أنها سوف تختلف من شخص إلى آخر . فعادة ما يحدد مستخدم القرار طبيعة وأهمية المعلومات بالنسبة له. إن قابلية المعلومات للفهم لا تعتمد على الخصائص المتعلقة بذات المعلومات بل تعتمد أيضا على خصائص أخرى تتعلق بمستخدمي المعلومات المحاسبية مثل: مستوى التعليم ، والإدراك وكمية المعلومات السابقة المتوفرة لديهم ، هذا ما يفسر لنا كون خاصية قابلية المعلومات للفهم كحلقة وصل بين خصائص المعلومات وخصائص مستخدميها . لذلك يقع على عاتق معدي التقارير المالية مهمة المواءمة بين الرغبات والصفات المتعددة والمتباينة لمستخدمي هذه التقارير.
مفهوما الملاءمة والموثوقية
أولا: الملاءمة : تعني وجود ارتباط منطقي بين المعلومات وبين القرار موضوع الدراسة .. أي بمعنى قدرة المعلومات على إحداث تغيير في اتجاه القرار .
المعلومات المحاسبية الملائمة تمكن مستخدميها من :
1. تكوين توقعات عن النتائج التي سوف تترتب على الأحداث الماضية أو الحاضرة أو المستقبلية ..
2. تعزيز التوقعات الحالية أو إحداث تغيير في هذه التوقعات. وهذا يعني أن المعلومات الملائمة تؤدي إلى تغيير درجة التأكد بالنسبة للقرار محل الدراسة.
3. تحسين قدرة متخذ القرار على التنبؤ بالنتائج المتوقعة في المستقبل وتعزيز أو تصحيح التوقعات السابقة والحالية .
4. تقييم نتائج القرارات التي بنيت على هذه القرارات .
تتميز التضحية بشيء من الدقة الحسابية ودرجة من عدم التأكد لصالح التوقيت المناسب . إذ إن عملية اتخاذ القرارات دائماً محددة بفترة زمنية معينة ، لذلك فإن المعلومات الملائمة هي تلك التي تتوفر في الوقت المناسب حتى لو كان ذلك على حساب الدقة في عملية القياس أو مدى التأكد من صحة المقاييس الناتجة .
مما تقدم يمكن أن نستنتج بان مفهوم أو خاصية الملاءمة تتكون من الخصائص الثانوية أو الفرعية التالية:
一. التوقيت الملائم – أي وصول المعلومات المعدة إلى مستخدميها في الوقت المناسب. إذ إنه كلما زادت سرعة توصيل المعلومـــات المحاسبية إلى مستخدميها كان الاحتمال كبيرا في التأثير على قراراتهم المتنوعة. وكلما زاد التأخير في توصيل المعلومات كانت الثقة أكبر بأن المعلومات
لا تعتبر ملائمة. ويمكن التضحية بشيء من الدقة لصالح التوقيت المناسب لأن عملية اتخاذ القرار (أو القرار نفسه) تكون دائما محددة بفترة معينة. لذلك فإن المعلومات الملائمة ، هي تلك التي تتوفر في الوقت المناسب ، ولو كان ذلك على حساب الثقة في عملية القياس ، أو مدى التأكد من صحة المعلومات الناتجة.
二. القدرة على التنبؤ – وتعني احتواء المعلومات على قدرة تنبؤية وبالتالي تمكين مستخدمي المعلومات من استشراف أو تقدير المستقبل وتكوين صورة احتمالية (تقديرية) عنه. فالمعلومة الجيدة هي التي تمكن المستخدم من تكوين التوقعات عن النتائج المستقبلية وتحسين إمكاناته وقدراته في هذا المجال.
三. القدرة على إعادة التقييم – ويقصد بذلك احتواء المعلومات على خاصية تمكن مستخدمها من التقييم الارتدادي أو التغذية العكسية أو المرتدة من خلال المعلومات التي ينتجها نظام المعلومات والتي تساهم في تحسين وتطوير نوعية مخرجات (معلومات) النظام وقدرته على التكيف في الظروف البيئية المتغيرة باستمرار. لذا يمكن القول إن المعلومات الملائمة هي التي تمكن متخذ القرار من تعزيز التوقعات الحالية أو إحداث تغيير فيها وتقييم نتائج القرارات السابقة.
وتكمن أهمية خاصية الملاءمة ، في أن القرار الذي ينوي مستخدم المعلومات المحاسبية اتخاذه له أهميته وخطورته سواء كان هذا المستخدم مديرا أو مستثمرا. فنقطة البدء باتخاذ القرار هي مدى صحة وملاءمة المعلومات التي توفرت له بالنسبة للقرار تحت الدراسة. فإضافة إلى اهتمام المدير لمعرفة درجة السيولة التي تتمتع بها الشركة فإنه يهتم كذلك ويركز على جانب الأصول المتداولة والخصوم المتداولة . أما المستثمر فإنه يهتم بالأرباح المحققة من قبل الشركة حاليا ومستقبلا. لذلك فان ما يهمه هو معرفة ربحية الشركة التي يمتلك أسهما فيها أو ينوي الاستثمار فيها.
ولكن تعدد مستخدمي التقارير المالية، واختلاف أهدافهم يجعل مهمة المحاسب المتضمنة إنتاج وتأمين معلومات ملائمة ليس بالأمر اليسير. ومع ذلك، فإن المحاسب يلعب دورا كبيرا في توفير المعلومات المحاسبية مسترشدا بالمفاهيم الأخلاقية كالصدق في التعبير، والعدالة، والحق، والإنصاف ، وعدم التحيز، والوضوح، ألخ.... التي تعتبر أساسية بالنسبة لمهنته.
ثانيا: خاصية الموثوقية : تتعلق خاصية الموثوقية بأمانة المعلومات وإمكانية الاعتماد عليها . من البديهي أن الحسابات (المعلومات المحاسبية) المدققة يعول عليها أكثر من الحسابات غير المدققة حتى وإن كانت الأخيرة متطابقة شكلا ومضمونا مع الحسابات المدققة. إن درجة الوثوق بالمعلومات المحاسبية تعـد انعكاسا واضحا للأدلة الموضوعية أو طرق أو أسس القياس السليمة التي بنيت عليها تلك المعلومات. ولكي تتصف المعلومات المحاسبية بالموثوقية ينبغي إرساء أسس محاسبية ثابتة فيما يتعلق بالمبادئ والأعراف المحاسبية التي تحكم العمل المحاسبي، وكذلك تطوير أسس قياس موحدة ومقبولة وعملية.
ولكي يمكن الاعتماد على المعلومات والوثوق بها يلزم أيضا توافر ثلاث خصائص فرعية هي: (أ) الصدق في التمثيل (ب) إمكانية التثبت من المعلومات (جـ) حيادية المعلومات .
1- الصدق في التمثيل ويعني وجود درجة عالية من التطابق بين المعلومات والظواهر المراد التقرير عنها. بعبارة أخرى، إعداد المعلومات بحيث تعبر بصدق عن الظواهر- صدق تمثيل الظواهر والأحداث. فالعبرة هنا بصدق تمثيل الجوهر وليس الشكل . ولكي تكون المعلومات معبرا عنها بصدق ينبغي مراعاة تجنب نوعين من أنواع التحيز وهما :
- تحيز في عملية القياس – أي طريقة القياس سواء كانت توصل إلى نتائج موضوعية أم لا.
- تحيز القائم بعملية القياس ــ وهذا النوع يقسم إلى التحيز المقصود والتحيز غير المقصود. إن التحرر من التحيز بنوعيه يتطلب أن تكون المعلومات على أكبر قدر ممكن من الاكتمال . أي التأكد من أنه لم يسقط من الاعتبار أي من الظواهر الهامة عند إعداد التقارير المالية من ناحية ، وهناك اعتبارات الأهمية النسبية وما تستلزمه من وجوب دراسة جدوى المعلومة فبل قياسها والإفصاح عنها من ناحية أخرى .
2- إمكانية التحقق والتثبت من المعلومات وتعني في المفهوم المحاسبي توفر شرط الموضوعية في أي قياس علمي . وهذه الخاصية تعني أن النتائج التي يتوصل إليها شخص معين باستخدام أساليب معينة للقياس والإفصاح يستطيع أن يتوصل إليها آخر باستخدام نفس الأساليب . أما إمكانية التثبت من المعلومات فهي خاصية تحقق لنا تجنب ذلك النوع من التحيـز المتعلق بشخصية القائم بعملية. أي ينبغي التفرقة بين القدرة على التثبت من المقاييس ذاتها وبين القدرة على التثبت من صحة التطبيق لطريقة القياس.
3- حيادية المعلومات، وتعني تقديم حقائق صادقة دون حذف، أو انتقاء للمعملومات لمصلحة فئة أو قرار معين، وتعتبر هذه الخاصية ذات أهمية على مستويين :
- مستوى الأجهزة المسؤولة عن وضع السياسة المحاسبية.
- مستوى المسؤولين عن إعداد التقارير المالية.
وحيادية المعلومات يقصد بها تجنب النوع المقصود من التحيز الذي قد يمارسه القائم بإعداد وعرض المعلومات المحاسبية ؛ بهدف التوصل إلى نتائج مسبقة ، أو بهدف التأثير على سلوك مستخدم هذه المعلومات في اتجاه معين . إذن المعلومات المتحيزة ، لا يمكن اعتبارها معلومات أمينة ، ولا يمكن الوثوق بها أو الاعتماد عليها كأساس لعملية اتخاذ القرارات .
المشاكل والمحددات لاستخدام الخصائص النوعية
1. احتمالات التعارض بين الخصائص الرئيسة للمعلومات المحاسبية (أي الملاءمة والموثوقية). إذ لا يوجد توافق بين ملاءمة المعلومات ودرجة الوثوق بها، فمثلا قد ترفض معلومة معينة أو تقبل إذا كانت ملائمة ولكنها غير موثوق بها، أو أنها موثوق بها ولكنها غير ملائمة. فأرقام التكلفة التاريخية تتمتع بدرجة عالية من الثقة لخلوها من التحيز ، إلا أن الأرقام التاريخية تتمتع بدرجة منخفضة من الملاءمة؛ لأن تلك الأرقام أقل ارتباطا – أو تمثيلا- للواقع الفعلي.
2 . احتمالات التعارض بين الخصائص الفرعية كالتعارض بين التوقيت الملائم والقدرة التنبؤية للمعلومات المحاسبية، فقد تصل المعلومة في الوقت المناسب؛ ولكنها لا تملك قدرة تنبؤية عالية، كما في حالة أرقام التكلفة التـاريخية. كذلك فإن السرعة في إعداد المعلومات غالباً ما تكون على حساب درجة الدقة والاكتمال وعدم التأكد .
3. ليست كل المعلومات الملائمة والموثوق بها تعتبر معلومات مفيدة؛ لأنها قد لا تكون ذات أهمية نسبية تذكر. ( اختبار مستوى الأهمية ) إن البند يعد مفيدا وذا أهمية نسبية إذا أدى حذفه أو الإفصاح عنة بطريقة محرفة إلى التأثير على متخذ القرار .
4. كذلك قد تكون تكلفة الحصول على المعلومات أكبر من العائـد المتوقع منها. ( اختبار التكلفة / العائد ). فالمعلومات التي لا ترتبط ارتباطا وثيقا بأهداف مستخدمي القوائم المالية لا تعتبر معلومات مهمة وليس هناك ما يدعو إلى الإفصاح عنها. إن القاعدة العامة فيما يتعلق باختبار محدد التكلفة والعائد هي أن المعلومات المحاسبية يجب عدم إنتاجها وتوزيعها إلا إذا زادت منفعتها عن كلفتها وإلا فإن الشركة تتكبد خسارة عند الإفصاح عن تلك المعلومة ، وذلك بسبب الإفصاح عن معلومات كلفتها تفوق منفعتها.
5. قد تكون المعلومات المحاسبية ملائمة وموثوق بها إلا أنه تواجه مستخدمها صعوبة فهمها ، وتحليلها واستخدامها في نموذج القرار الذي يواجهه. على الرغم من أن المعلومات ينبغي أن تكون مفهومة، وصفة الفهم هذه تعكسها خصائص السهولة والوضوح التي تتميز بها المعلومات المنشورة. ولكن هناك عدد كبير من المستخدمين يمتلكون مستويات استيعاب وتعليم مختلفة وكذلك أهداف مختلفة ومتعددة مما يجعل من هذه المهمة صعبة للغاية بالنسبة للمحاسب. لذلك يقع على عاتق المحاسب باعتباره الجهة التي تعد التقارير المالية مهمة التوفيق بين الرغبات والصفات المتعددة والمتباينة لمستخدمي المعلومات المحاسبية التي تحتويها تلك التقارير.
6. بالرغم من أهمية المقارنة في عملية اتخاذ القرار، فإن ما يهتم به مستخدمو المعلومات المحاسبية مقارنة المعلومات الخاصة بشركة معينة مع شركات مشابهة أو منافسة أو مع القطاع الصناعي الذي تنتمي إليه هذه الشركة. إلا أن عملية المقارنة سواء المكانية أو الزمانية قد لا تكون ذات جدوى عندما لا تلتزم الشركات (أو الشركة) بسياسة التماثل أو الاتساق وعدم تغيير الطرق المحاسبية بمجرد الرغبة في التغيير وعند تغيير تلك الطرق فإنه من الضروري الإفصاح عن هذا التغيير والآثار المترتبة نتيجة هذا التغيير على الوضع المالي ونتيجة النشاط للشركة ذات العلاقة.
• المقدمة
• نظم المعلومات المحاسبية
- النظام
- نظم المعلومات
- نظام المعلومات المحاسبي
• نظم المعلومات المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات
- المكونات المادية للحاسوب
- الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب
- تصميم نظام المحاسبة المحوسب
• الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية
المقــــــــــــــــــــــــــــــــدمة
من المعروف بأن النظام المحاسبي مكون من سلسلة من الخطوات والإجراءات ، تبدأ بالمدخلات ومرورا بالمعالجات المختلفة وانتهاء بالمخرجات ، وبما أنه يعد القول الفصل بين أصحاب حقوق الملكية والإدارة فقد تم تقييد خطواته وإجراءاته بسياسات محاسبية مختلفة لضمان حيادية نتائجه (مخرجاته) وصدقها في التعبير.
رغم التطور التكنولوجي الكبير وحوسبة الأنظمة في شتى المجالات المهنية بقى النظام المحاسبي محتفظا بآلية تسلسل الخطوات والإجراءات ، إلا أن هذا التسلسل رافقه إجراءات رقابة جديدة تمشيا مع كل من:
1- غياب التوثيق المستندي في ظل استخدام الحاسوب.
2- الاعتماد على الذكاء الصناعي في تحليل ومعالجة العمليات.
3- إمكانية اختراق الغير لخصوصية النظام
رغم أن النظام المحاسبي لم يتغير من حيث جوهر المفهوم ، إلا أن الانتقال من الآلية اليدوية إلى الآلية المحوسبة جعل عملية مراقبة النظام والسيطرة عليه عملية صعبة ومعقدة ودقيقة لأبعد الحدود.
سوف يقوم الباحث في هذا الفصل بتناول النظام المحاسبي بالآلية اليدوية والآلية المحوسبة ، وذلك للوقوف على أهم التغيرات الجوهرية التي ظهرت بين الآليتين.
نظم المعلومات المحاسبية
النظام System:
من المعروف بأن النظام يتكون من عدة عناصر مرتبطة ببعضها بعضا وذلك لتأدية وظيفة معينة أو عدة وظائف ، وبغض النظر إن كان ذلك النظام محوسبا أم لا ، فدوما تحكمه سياسات وإجراءات يتم اتباعها بشكل روتيني ، كما تتم مراقبة تلك الإجراءات من قبل المسؤول عن النظام للتأكد من عدم وجود أي اختراقات للسياسات الموضوعة.
نظام المعلومات Information System:
يعد نظام المعلومات المصدر الأساسي لتزويد الإدارة بالمعلومات المناسبة لعملية اتخاذ القرار الإداري. ويعرف نظام المعلومات " بأنه مجموعة من المكونات المربوطة مع بعضها البعض بشكل منتظم من اجل إنتاج المعلومات المفيدة ، وإيصال هذه المعلومات إلى المستخدمين بالشكل الملائم ، والوقت المناسب ، من أجل مساعدتهم في أداء الوظائف الموكلة إليهم" .
ومن المتعارف عليه كذلك أن أي نظام معلومات يتكون من ثلاثة مكونات رئيسية:
1- المدخلات (Inputs)
2- المعالجة (Processing)
3- المخرجات (Outputs)
المدخلات: وهي عبارة عن الأحداث والمعطيات التي يتم إدخالها للنظام لغاية معالجتها.
المعالجة: وهي عبارة عن جميع العمليات الحسابية والمنطقية ، التي تجري على المدخلات بغرض إعدادها وتهيئتها للمرحلة الثالثة من النظام.
المخرجات: وهي عبارة عن المعلومات ، والنتائج الصادرة من النظام بعد أن ينهي المعالجات المناسبة للبيانات المدخلة.
نظم المعلومات المحاسبية Accounting Information Systems
إن المحاسبة كغيرها من العلوم الأخرى محكومة بنظام خاص بها ، يتكون من ثلاثة أجزاء رئيسية: المدخلات والمعالجة والمخرجات. وكأي نظام آخر تحكمه عدة سياسات وإجراءات صارمة لا يجوز تجاوزها لأي سبب كان وبغض النظر عن حوسبة النظام من عدمه.
والشكل (2-1) يوضح نظام المعلومات المحاسبي بمفهومه الحديث:
الشكل (2-1)
نظم المعلومات المحاسبية
1- نظام المعلومات المحاسبي Accounting Information System.
لا بد لأي نظام محاسبي كفء أن يحوي الأمور التالية:
أ. المصطلحات الأساسية Basic Terminology: هنالك مصطلحات محاسبية عديدة ومهمة جدا ، والتي لا بد أن يحويها النظام المحاسبي وان يعمل وفقا لها وألخصها بالتالي:
. الحدث Event (خارجي كان أم داخلي)
. العملية Transaction (تسجيل الحدث بين طرفين)
. الحسابات الحقيقية والمؤقتة Real & Nominal Accounts (حيث إن الحسابات الحقيقية مثل: الأصول والالتزامات وحقوق الملكية تظهر في الميزانية العمومية. بينما الحسابات المؤقتة ، مثل الإيرادات والمصروفات تظهر في قائمة الدخل)
. دفاتر الأستاذ Ledger (حيث يوجد دفتر أستاذ عام ، والذي يحوي الحسابات جميعها ، ويوجد كذلك دفاتر أستاذ مساعد ، حيث يحوي حسابات معينة، ولكن بشكل تفصيلي كالمدينين والدائنين والرواتب)
. دفتر اليومية Journal (حيث يتم تسجيل الحدث بها محاسبيا)
. الترحيل Posting (وهي عملية ترحيل الأحداث المسجلة بعمليات من دفتر اليومية إلى حسابات دفتر الأستاذ)
. ميزان المراجعة Trial Balance (وهو عبارة عن أرصدة الحسابات المأخوذة من الأستاذ العام ، وبعد أن نقوم بعمل قيود التسوية واستخراج الأرصدة الجديدة يصبح ميزان المراجعة المعدل )
. قيود التسوية Adjusting Entries (وهي القيود التي تعمل في نهاية الدورة المحاسبية لتسوية الحسابات وفقا للمبادئ والمعايير المحاسبية من أجل تحميل كل فترة محاسبية بنصيبها من المصاريف التي تخصها ، والاعتراف بالإيرادات المكتسبة والتي تخص نفس الفترة).
. القوائم المالية Financial Statements (وهي القوائم التي تمثل مخرجات النظام ، وتتكون من الميزانية العمومية، والتي تظهر المركز المالي للمنشأة ، وقائمة الدخل والتي تظهر نتائج أعمال المنشأة للفترة المالية ، وقائمة التدفقات النقدية والتي تظهر المصادر والاستخدامات النقدية للعمليات التشغيليه والاستثمارية والتمويليه للفترة المالية ، وقائمة الأرباح المدورة والتي تظهر تسويات رصيد الأرباح المدورة ابتداءً من بداية الفترة المالية والى نهايتها).
. قيود الإقفال Closing Entries (هي القيود التي يتم بواسطتها إغلاق جميع الحسابات المؤقتة في ملخص الدخل ، ويقفل ناتج ملخص الدخل في حساب الأرباح المدورة ، وذلك استعدادا للبدء بفترة مالية جديدة)
ب. المدين والدائن Debits & Credits: جميع الحسابات في نظام المعلومات المحاسبي مبنية على مفهوم المدين والدائن ، بمعنى أن جميع الحسابات التي تنشأ بالنظام المحاسبي يكون لها طرفان فقط وهما المدين والدائن ويجب تطابق الطرفين في كل قيد وفي جميع الأحوال.
يمكن تعريف الحسابات في النظام المحاسبي كما يلي:
. حسابات الأصول (تكون دوما مدينة الرصيد ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات المدينة ويتناقص بالإدخالات الدائنة).
. حسابات الالتزامات (تكون دوما دائنة الرصيد ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات حقوق الملكية (تكون دوما دائنة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة، ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات الإيرادات (تكون دوما دائنة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات الدائنة ، ويتناقص بالإدخالات المدينة).
. حسابات المصاريف (تكون دوما مدينة الرصيد ، ويتزايد ذلك الرصيد بالإدخالات المدينة، ويتناقص بالإدخالات الدائنة).
ج. المعادلة الأساسية Basic Equation: كما هو معروف بنظام القيد المزدوج ، بأن الطرف المدين يجب أن يقابله إدخال طرف دائن مساو له بالكم ، والعكس صحيح. وهذا المفهوم يقود للمعادلة الأساسية:
الأصول = الالتزامات + حقوق الملكية ، ويمكن فهمها بشكل افضل من خلال الشكل (2-2) :
الشكل (2-2)
د. هيكلة القوائم المالية وقوائم حقوق الملكية: من المتعارف عليه بأنه يتم الإبلاغ عن رأس المال والأرباح المدورة في القسم المخصص لحقوق الملكية في الميزانية العمومية. كما يتم الإبلاغ عن توزيعات الأرباح في قائمة الأرباح المدورة ويتم الإبلاغ عن المصاريف والإيرادات في قائمة الدخل ، وفي نهاية الفترة المالية ، يتم تحويل ناتج مقابلة كل من الإيرادات والمصاريف إلى الأرباح المدورة. ومن ثم فان أي اختلاف في البنود المذكورة أعلاه سيؤثر على حقوق الملكية ، ويمكن شرح هذه العلاقة بالشكل (2-3) :
الشكل (2-3)
2- الدورة المحاسبية The Accounting Cycle.
تعتبر الدورة المحاسبية من الضروريات المتعارف والمتفق عليها في علم المحاسبة ، وهي عبارة عن الإجراءات المحاسبية المتبعة في أي منشأة لتسجيل العمليات وإعداد القوائم المالية ، الشكل (2-4) يوضح تلك الدورة:
الشكل (2-4)
الدورة المحاسبية
الدورة
المحاسبية
نظم المعلومات المحاسبية وتكنولوجيا المعلومات
مع تقدم العلوم وظهور الحاسوب ، أصبح من الضروري أن تتأقلم جميع العلوم مع التطور الحديث في علم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات. والمحاسبة كغيرها من العلوم كانت رائدة في تبني هذا التطور ، وأصبح من النادر الآن استخدام نظام المحاسبة اليدوي في الشركات.
من المعروف بأن استخدام الحاسوب في نظم المعلومات المحاسبية ذلل عقبات ومصاعب كثيرة كان يواجهها النظام اليدوي ، فقد جعل آلية تسجـيل العمليات ومعالجتها تتم بصورة سريعة جدا وبدقة قد تكون متناهية النظير ، بل مكن الشركات من الحصول على مخرجات النظام في أي وقت تشاء ، كما ومكنها كذلك من الاستغناء عن طرق محاسبية تقليدية وغير سليمة ، مثل: طريقة الجرد الدوري للمخزون ، فلقد كان من الصعب على كثير من الشركات التي تتعامل بسلع عديدة وذات قيمة منخفضة أن تستخدم طريقة الجرد المستمر للتكلفة المترتبة على استخدام تلك الطريقة ، ولكن الآن وبوجود الحاسوب أصبح استخدام طريقة الجرد المستمر أمرا ميسرا وغير مكلف.
والجدير ذكره ، ورغم استخدام الشركات للحاسوب ، إلا أن نظـام المعلومات المحاسبي بقي كما هو ، وأعني بذلك أن السياسات والإجراءات المحاسبية المتبعة بالنظام المحاسبي ، بقيت كما هي ولكن زادت بعض الشيء وبشكل يتماشى مع متطلبات استخدام الذكاء الاصطناعي في الحاسوب.
المكونات المادية للحاسوب Hardware وهي عبارة عن مجموعة من الأجزاء المادية للتجهيزات المستخدمة ، والتي تعمل بصورة مشتركة لإنجاز مهام الحاسوب ومكونة من عدة وحدات ، والموضحة بالشكل (2-5):
الشكل (2-5)
أ. وحدات الإدخال Input Units: وهي عبارة عن مجموعة من التجهيزات التي يتم من خلالها إدخال البيانات والبرامج إلى وحدة المعالجة المركزية.
ب. وحدات المعالجة المركزية Central Processing Unit: وهي الجزء الداخلي من نظام الحاسوب وهي عبارة عن مركز الأنشطة والذي يحوي على كم كبير من الدوائر الإلكترونية (الذكاء الاصطناعي) والتي تقوم على معالجة البيانات بناءً على السياسات والإجراءات المبرمجة. ومن أهم هذه الوحدات:
- وحدة الحساب والمنطق Arithmetic & Logic Unit: وهي عبارة عن برمجيات تقوم بعمليات الاحتساب المنطقية الرياضية.
- وحدة الرقابة Control Unit: وهي عبارة عن البرمجيات التي تضبط العمليات التي ينفذها الحاسوب ، كما تقوم بالإشراف وتوجيه وسائط الإدخال ، والإخراج والتخزين للعمل وفق تعليمات البرامج ، وتشبه إلى حد كبير الجهاز العصبي الموجود لدى الإنسان والذي يأمر أعضاءه كافة بالحركة.
ج. الذاكرة الرئيسية Primary Memory: وهنا يتم تخزين البيانات والبرامج التي تم إدخالها عن طريق وسائط الإدخال ، كما يتم تخزين نتائج عمليات المعالجة إلى أن يتم إرسالها إلى وسائط الطباعة أو إلى وسائط التخزين المؤقتة.
د. وسائط التخزين المساعدة Secondary Storage Devices: وهي عبارة عن كل الوسائل المستخدمة لتخزين البيانات والبرامج خارج وحدة التشغيل المركزية.
ه. وحدات الإخراج Output Units: وهي الوسائل التي يتم بواسطتها إخراج نتائج المعالجات من نظام الحاسوب إلى البيئة المحيطة ، كالطابعات.
لقد أصبح الحاسوب العصب الرئيسي لجميع الأنظمة المختلفـة ، وأصبح علم البرمجيات من العلوم الأساسية التي لا يمكن الاستغناء عنها ، وبدأ المختصون بوضع برمجيات أنظمة المحاسبة ، ولكن من الصعب إيجاد برنامج وحيد يستطيع تلبية جميع حاجات ورغبات جميع الشركات لاختلاف أعمالها.
فمن المعروف بأن كل شركة تحتاج إلى نظام محاسبي محوسب خاص بها ، وهذا لا يعني أن أنظمة المحاسبة مختلفة ، بل أعمال الشركات هي المختلفة ، وبالتالي كل طبيعة عمل تحتاج إلى أدوات رقابية وسلسلة عمليات في النظام تختلف عن الأخرى. فنظام المحاسبة المحوسب لخدمة الشركات المالية ، لا يمكن استخدامه في الشركات الصناعية ، وحتى في الشركات المالية ، فكل طبيعة عمل تحتاج إلى نظام يتماشى معها ، فنظام المحاسبة المحوسب للبنوك لا يصلح لشركات التأمين ، وبالمثل في الشركات الصناعية.
ولكن الأمر الجدير ذكره ، بأنه وفي جميع برمجيات الأنظمة المحاسبية ، وبغض النظر عن طبيعة أعمال منشأتها لا بد من أن تتحقق الدورة المحاسبية بالآلية اليدوية ، ويجب أن تجاري تلك الدورة جميع الإجراءات الرقابية التي تكفل استقلالية وحيادية النظام ، ويمكن أن تزود البرمجيات بآليات رقابة جديدة تضبط السيطرة على الحاسوب ، وعلى سبيل المثال لا الحصر كأن يزود الحاسوب بأرقام سرية لا يعلمها سوى المصرح لهم باستخدامه ، وخصوصا مدخلي البيانات ، وكذلك بروابط تمنع الشطب أو التعديل بالبيانات ، وأمور أخرى كثيرة لم تكن موجودة بالنظام اليدوي ، وأوجدت بسبب حوسبة النظام.
الفرق الأساسي بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب
الفرق الأساسي والجوهري بين النظام المحاسبي اليدوي والمحوسب يكمن في العقل المنفذ للأمور ، يعني الباحث بذلك بأنه وفي النظام اليدوي ، يقوم الإنسان ومن خلال استخدام عقله وذكائه الفطري بتحليل الأمور ومن ثم اتخاذ القرارات وتطبيقها وفقا للسياسات والإجراءات المتعارف عليها وقد يصيب أو يخطئ ، ويتم تصحيح الخطأ عند اكتشافه. ولكن في النظام المحوسب يتم استخدام العقل الإلكتروني ، والمصمم بواسطة الإنسان ، وهذا العقل ينفذ الأوامر الموضوعة له مسبقا من قبل الإنسان ، وبمعنى آخر لا يمكن أن يخطئ ، أي لا يستطيع هذا العقل التحليل بل يستطيع فقط تنفيذ آلية التحليل المرسومة له مسبقا ومن ثم تنفيذها وفقا للسياسات والإجراءات المرسومة له مسبقا ، ولا يمكنه تجاوز أي مخططات موضوعة له من قبل الإنسان.
ولتوضيح الأمر بشكل مبسط ، لنفرض بأن إحدى الشركات قامت ببيع ثلاث غسالات بسعر 100 دينار للغسالة الواحدة على الحساب لشركة الجوهرة ، علما بأن تكلفة الغسالة عليها 75 دينارا ، وتستخدم الشركة نظام الجرد المستمر.
آلية العمل في النظام المحاسبي اليدوي
طبعا يحلل المحاسب العملية ، وعندما يتأكد أنها مستوفيه لشروط الاعتراف يقوم بتسجيل قيد في دفتر اليومية (يومية المبيعات) كالتالي:
300 من حـ/ المدينين (شركة الجوهرة)
300 إلى حـ/ المبيعات
وبما أن الشركة تستخدم طريقة الجرد المستمر ، فإنه سيتبادر إلى ذهن المحاسب ضرورة عمل قيد آخر يثبت به تكلفة البضاعة ونقصان المخزون ويسجله بالشكل التالي:
225 من حـ/ تكلفة بضاعة مبيعة
225 إلى حـ/ المخزون (غسالات)
وفيما بعد يقوم المحاسب بترحيل العمليات من دفتر اليومية إلى الحسابات الرئيسية في دفتر الأستاذ العام ويرحلها كذلك إلى الحسابات التفصيلية في دفتر الأستاذ المساعد.
وفي نهاية السنة المالية يقوم المحاسب بترصيد الحسابات في دفتر الأستاذ العام لاستخراج ميزان المراجعة غير المعدل وبعدها يقوم بعمل قيود التسويات الضرورية ومن ثم تعديل الحسابات وإعداد القوائم المالية ، ولإعداد القوائم المالية يقوم المحاسب وبعقله المفكر بتمييز الحسابات المؤقتة وإقفالها في حساب الدخل استعدادا لإعداد الميزانية العمومية التي ستحوي الحسابات الحقيقية فقط.
من الملاحظ أعلاه بأن المحاسب قام بجميع الخطوات يدويا ، مستخدما عقله وذكاءه في تحليل الأمور وتطبيقها.
آلية العمل في النظام المحاسبي المحوسب
ببساطة ، هي نفس الشيء ولكن باختلاف بسيط وهو بأن يقوم المحاسب بأمر البرنامج المحوسب باتباع الأوامر السابقة جميعها عند إدخال البيانات إليه. ويقتصر عمل المحاسب بعدها على إدخال المعلومة ليس أكثر ، ويقوم الجهاز بتنفيذ باقي الخطوات.
ولكن قبل إدخال البيانات للحاسوب ، لا بد للمحاسب وبمساعدة مبرمج إنشاء برنامج الأوامر وبشكل مسبق:
1- إنشاء آلية ترميز للحسابات (كما بالنظام اليدوي)، والتي من خلالها يمكن جعل البرنامج يميز نوع وطبيعة الحسابات.
2- إنشاء دفتر يومية مبرمج وفقا لآلية ترميز الحسابات.
3- إنشاء حسابات عامة في دفتر الأستاذ العام وحسابات تفصيلية مبرمجة في دفتر الأستاذ المساعد.
4- إنشاء آلية ترحيل مبرمجة للحسابات.
5- إنشاء قوائم مالية مبرمجة.
ولتطبيق عملية البيع البسيطة لنفرض بأن ترميز الحسابات سيكون كالتالي:
الأصول 10000 إلى 19999
الالتزامات 20000 إلى 29999
حقوق الملكية 30000 إلى 39999
الإيرادات 40000 إلى 49999
المصروفات 50000 إلى 59999
والآن سنضع مخططاً مبرمجاً كي يطبقه الحاسوب لتنفيذ العملية والذي في الغالب سيكون بشكله المبسط الشكل (2-6):
وبشكل مشابه يمكن رسم مخطط لإكمال الدورة المحاسبية للوصول لعملية إعداد القوائم المالية.
من الشكل (2-6) يمكن الوصول لمفهوم منطقي وبديهي وهو أن المحاسب وبمساعدة مبرمج متخصص يقومان برسم خطة سير العمليات للحاسوب ، ولا يبقى على الحاسوب سوى تنفيذ الأمر عند أمره بذلك ، وبعبارة أخرى عقل الحاسوب ينفذ أوامر موضوعة مسبقا ، ليس إلا. وكلما كان المحاسب والمبرمج دقيقين في وضع خطة السير ، كانت عمليات الحاسوب دقيقة وخالية من الأخطاء.
الشكل (2-6)
الأستاذ العام (حساب المدينين) الأستاذ العام (حساب المبيعات)
رقم حساب 10200 رقم حساب 40000
الأستاذ العام (حساب تكلفة البضاعة المباعة) الأستاذ العام (حساب المخزون)
رقم حساب 50000 رقم الحساب 10300
الأستاذ المساعد (حساب شركة الجوهرة) (حساب الغسالات)
رقم العميل رقم 1200 رقم البضاعة 512
تصميم نظام المحاسبة المحوسب
عندما ترغب أي شركة في تصميم نظام محاسبي محوسب ، لا بد أن تتبع عدة متطلبات مهمة يمكن تلخيصها بالأتي:
1- تخصيص طاقم محاسبة متمرس وملم بأعمال الشركة وطاقم مبرمجين.
2- توفير الأجهزة الضرورية لتصميم النظام، وتدريب مشغلي النظام على استعماله.
3- الاستعانة بآراء خبراء خارجيين عند الضرورة.
4- يجب على الشركة وبعد تصميم النظام عدم ترك الآلية اليدوية لفترة من الزمن ، والغاية من ذلك فحص النظام المحوسب ومدى نجاعته ، والاستمرار بمطابقة الآلية اليدوية مع الآلية المحوسبة ، ويمكن التوقف عن الآلية اليدوية عند توفر الدلائل الضرورية على نجاح الآلية المحوسبة.
واجبات طاقم المحاسبة وطاقم المبرمجين
قبل عملية إنشاء النظام المحوسب يجب على الطاقم عمل التالي:
1- رسم خرائط التدفقات التوضيحية للنظام Flowcharts.
2- المباشرة بتصميم النظام.
3- فحص النظام.
4- مطابقة نتائج النظام مع النظام اليدوي.
1- رسم خرائط التدفقات التوضيحية:
المقصود برسم مخططات التدفقات ، هو الآلية الواجب اتباعها لتنفيذ العمليات بشتى أنواعها ، ابتداء من المدخلات ومرورا بالمعالجات وانتهاء بالمخرجات لشتى عمليات الشركة.
ولتوضيح الأمر ، لنفرض بأن إحدى الشركات التجارية ، والتي تتعامل بشراء البضائع وبيعها ، قررت تصميم نظام محاسبي محوسب ، فإنه سيكون إلزاما على مصممي النظام الأخذ بعين الاعتبار الدورات التي يجب إنشاؤها بالنظام والتي تتضمن عادة:
- دورة الإيرادات (المبيعات والمدينون)
- دورة المدفوعات (المشتريات والمخزون والدائنون)
- دورة الرواتب
- دورة الإبلاغ المالي
وكمثال سنشرح بعض آليات إنشاء هذه الدورات كالتالي:
دورة الإيرادات (Revenue Cycle) (المبيعات والمدينون)
وهي مجموعة من الآليات والإجراءات الواجب اتباعها في سبيل تسليم العملاء بضائع أو خدمات لغايات الحصول على الإيراد. ويمكن تلخيص الدورة باختصار بالشكل (2-7).
دورة الإيرادات الشكل (2-7)
وبعد معرفة هذا المخطط الأساسي للدورة يبقى تصميم كل مرحلة على حدة بالبرمجيات الضرورية ، مثل: إنشاء دفتر يومية المبيعات وتزويده بآلية الترقيم المناسبة للحسابات ، وربطه بالحسابات المتعلقة بعملية البيع ، وإنشاء شروط البيع ، والفواتير ، وكل ما هو ضروري لاتباع الدورة بشكل سليم وغير قابل للاختراق.
تشمل هذه المرحلة كثيراً من الأمور المهمة ، وعلى رأسها تصميم الفواتير بشكل قانوني ، حيث تربط الفاتورة بشروط البيع ، ومرجعية طلبات الشراء الواردة من العميل ، وكل التفاصيل الضرورية الأخرى ، والتي تعتمد دقتها على مهارة المحاسب بإعطائه التوصيات المناسبة للمبرمج.
دورة المدفوعات (المشتريات والمخزون والدائنون)
وهذه الدورة عبارة عن مجموعة من الآليات ، والإجراءات الواجب اتباعها في سبيل شراء السلع وإدخالها للمخازن ، مع الأخذ بعين الاعتبار المشتريات على الحساب من الموردين.
وبشكل مشابه تقريبا لدورة الإيرادات يتم تخطيط دورة المدفوعات المناسبة ، والتي يقترحها طاقم المحاسبة للمبرمج بالشكل (2-
:ومن الجدير بالذكر هنا أنه يجب أن يراعى عند إنشاء دورات التدفقات تلك الالتزام التام بجميع السياسات المحاسبية المنصوص عليها ، وكذلك التقيد التام بجودة المعلومات التي سيخرجها النظام.
2- المباشرة بتصميم النظام:
وهنا يأتي دور المبرمجين المتخصصين لتنفيذ دورات التدفق حسب الاتفاق مع المحاسبين ، وينوه الباحث هنا بأن المحاسب وفي كثير من الحالات لا يملك مهارة التصميم وإعداد البرمجيات الخاصة ، ولكن وفي الآونة الأخيرة ظهرت برمجيات خاصة بالتصميم تمكن غير المتخصص بعلم الحاسوب استخدامها لتصميم بعض البرمجيات الخاصة بطبيعة عمله ؛ ولكنها تبقى قاصرة عن تلبية احتياجات شركات الأعمال الكبيرة.
3- فحص النظام:
بعد أن يتم الانتهاء من تصميم النظام ، يباشر كل من طاقم المحاسبة والمبرمجين بفحص دقة النظام ، ومن الأوليات لدى المحاسبين التأكد بأن هذا البرنامج الخاص بنظام المحاسبة يوفر عدة أمور مهمة جدا ، وعلى رأسها تقيده وعمله وفقا للسياسات المحاسبية (الإجراءات و المبادئ والمعايير وكل ما يمت بصلة للنظام المحاسبي) ، وكذلك التأكد من كفاءة الرقابة التي يوفرها النظام والسرية العالية التي يوفرها ، وذلك وصولا لجودة المعلومات المحاسبية المرجوة منه.
ولا بد من الاعتراف ، بأن مهارة محاسب الشركة هنا تلعب دورا هاما في فحص النظام المبرمج ؛ ولهذا يتم استشارة أكثر من جهة متخصصة لفحص النظام في كثير من الأحيان ، وغالبا ما تكون جهة مهنية متخصصة بتدقيق الحسابات.
4- مطابقة نتائج النظام مع النظام اليدوي:
في أغلب الأحيان ، لا يتم الاعتماد على النظام المحوسب بشكل كلي ، وخصوصا في الفترات الأولى من عمله ، ولذلك يفضل الاستمرار بالعمل بالنظام اليدوي جنبا إلى جنب مع النظام المحوسب ، ومطابقة نتائج النظامين بين فترات متقاربة ، وذلك خوفا من وجود قصور أو عيوب بالنظام المحوسب لم يتم كشفها خلال فترة الفحص. وفي الوقت المناسب والذي قد يكون على الأغلب بعد مرور سنة مالية كاملة ، يتم التخلي عن النظام اليدوي نهائيا.
الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية
من المهم جدا أن نتذكر ، بأن المعلومات المحاسبية ، وبغض النظر عن مصدرها الذي قد يكون نابعا من النظام اليدوي ، أو من النظام المحوسب يجب أن تتمتع بعدة خصائص نوعية ، لكي تكون مفيدة لصاحب القرار ، والذي في النهاية أعدت من اجله.
وقد حاولت عدة جهات محاسبية متخصصة تحديد ماهية خصائص وجودة المعلومات ، ومن أفضل النتائج التي تم التوصل إليها كانت من قبل مجلس معايير المحاسبة المالية الأمريكي FASB وذلك حين قام بإصدار المفهوم المحاسبي رقم (2) (الخصائص النوعية للمعلومات المحاسبية). "فالمفهوم المحاسبي رقم (2) جاء لسد الفجوة بين المفهوم رقم (1) والمفاهيم الأخرى اللاحقة ، والذي قام بتغطية شاملة لآلية الاعتراف والقياس والإفصاح لعناصر القوائم المالية. محاولا الإجابة على السؤال التالي : ما هي الخصائص التي يجب أن تتمتع بها المعلومات المحاسبية لتصبح ناجعة ؟" .
مفاهيم جودة المعلومات المحاسبية
إن تحديد أهداف التقارير المالية ، هو نقطة البداية في تطبيق منهج فائدة المعلومات المحاسبية في ترشيد قرارات المستفيدين الخارجيين الرئيسين .. أي أن المعلومات الجيدة هي تلك المعلومات الأكثر فائدة في مجال ترشيد القرارات . يقصد بمفاهيم جودة المعلومات تلك الخصائص التي يجب أن تتسم بها المعلومات المحاسبية المفيدة. هذه الخصائص تكون ذات فائدة كبيرة للمسؤولين عن إعداد التقارير المالية في تقييم نوعية المعلومات التي تنتج عن تطبيق الطرق والأساليب المحاسبية البديلة .
أهم هذه الخصائص التي حددها مجلس معايير المحاسبة المالية الأمريكي FASBهي :
1. ملاءمة المعلومات (Relevance)
2. إمكانية الاعتماد على المعلومات أو درجة الثقة بها (Reliability)
ومن الأمور المهمة ، أن مستوى جودة المعلومات لا يعتمد فقط على الخصائص الذاتية للمعلومات ( الملاءمة والموثوقية ) بل يعتمد أيضا على خصائص تتعلق بمتخذي القرارات ( مستخدمي المعلومات ).
وتعتمد فائدة المعلومات لمتخذ القرار على عوامل كثيرة تتعلق بمجال الاستخدام، مثل طبيعة القرارات التي يواجهها وطبيعة النموذج القراري المستخدم ، وطبيعة ومصادر المعلومات التي يحتاجها ، ومقدار ونوعية المعلومات السابقة المتوفرة ، والمقدرة على تحليل المعلومات ، ومستوى الفهم والإدراك المتوفرة لدى متخذ القرار.
وقبل المضي بشرح جميع الخصائص ، وبالنظر للشكل (2-9) :
مستخدمو المعلومات المحاسبية
المحدد الرئيسي
تحديد النوعية - للمستخدمين
الخصائص الأولية لاتخاذ القرار
الخصائص الفرعية
الخصائص الثانوية
نقطة الفصل للاعتراف الأهمية النسبية
نجد أن خاصية فائدة المعلومات المحاسبية في اتخاذ القرارات تأتي على قمة الخصائص وتمثل هذه الخاصية القاعدة العامة التي تعتمد على خاصية الملاءمة وخاصية الموثوقية . ولكي تكون المعلومات ملائمة يلزم توافر مجموعة من الخصائص الفرعية:
1. وصول المعلومات إلى مستخدميها في الوقت المناسب ( التوقيت الملائم).
2. يكون للمعلومات قدرة تنبؤية.
3. يكون للمعلومات قدرة على التغذية المرتدة.
ولكي يمكن الاعتماد على المعلومات والوثوق بها يلزم أيضا توفر مجموعة من الخصائص الفرعية هي :
1. إعداد المعلومات بحيث تعبر بصدق عن الظواهر التي يفترض أن تعبر عنها (صدق تمثيل الظواهر والأحداث).
2. أن تكون المعلومات قابلة للإثبات وبالإمكان التحقق من سلامتها.
3. أن تكون المعلومات حيادية، وغير متحيزة، وتعرض الحقائق غير منقوصة.
قابلية المعلومات للمقارنة وما يتطلبه ذلك من ثبات في تطبيق الطرق والأساليب المحاسبية تعتبر خاصية متداخلة مع خاصيتي الملاءمة والموثوقية .
هناك محددان رئيسيان لاستخدام الخصائص السابقة هما :
1. اختبار مستوى الأهمية
2. اختبار التكلفة / العائد
يغلب على هذين القيدين الصفة الكمية ( على خلاف الخصائص السابقة ) . إن الأهمية النسبية لكل خاصية سوف تحددها ظروف الحال كما أنها سوف تختلف من شخص إلى آخر . فعادة ما يحدد مستخدم القرار طبيعة وأهمية المعلومات بالنسبة له. إن قابلية المعلومات للفهم لا تعتمد على الخصائص المتعلقة بذات المعلومات بل تعتمد أيضا على خصائص أخرى تتعلق بمستخدمي المعلومات المحاسبية مثل: مستوى التعليم ، والإدراك وكمية المعلومات السابقة المتوفرة لديهم ، هذا ما يفسر لنا كون خاصية قابلية المعلومات للفهم كحلقة وصل بين خصائص المعلومات وخصائص مستخدميها . لذلك يقع على عاتق معدي التقارير المالية مهمة المواءمة بين الرغبات والصفات المتعددة والمتباينة لمستخدمي هذه التقارير.
مفهوما الملاءمة والموثوقية
أولا: الملاءمة : تعني وجود ارتباط منطقي بين المعلومات وبين القرار موضوع الدراسة .. أي بمعنى قدرة المعلومات على إحداث تغيير في اتجاه القرار .
المعلومات المحاسبية الملائمة تمكن مستخدميها من :
1. تكوين توقعات عن النتائج التي سوف تترتب على الأحداث الماضية أو الحاضرة أو المستقبلية ..
2. تعزيز التوقعات الحالية أو إحداث تغيير في هذه التوقعات. وهذا يعني أن المعلومات الملائمة تؤدي إلى تغيير درجة التأكد بالنسبة للقرار محل الدراسة.
3. تحسين قدرة متخذ القرار على التنبؤ بالنتائج المتوقعة في المستقبل وتعزيز أو تصحيح التوقعات السابقة والحالية .
4. تقييم نتائج القرارات التي بنيت على هذه القرارات .
تتميز التضحية بشيء من الدقة الحسابية ودرجة من عدم التأكد لصالح التوقيت المناسب . إذ إن عملية اتخاذ القرارات دائماً محددة بفترة زمنية معينة ، لذلك فإن المعلومات الملائمة هي تلك التي تتوفر في الوقت المناسب حتى لو كان ذلك على حساب الدقة في عملية القياس أو مدى التأكد من صحة المقاييس الناتجة .
مما تقدم يمكن أن نستنتج بان مفهوم أو خاصية الملاءمة تتكون من الخصائص الثانوية أو الفرعية التالية:
一. التوقيت الملائم – أي وصول المعلومات المعدة إلى مستخدميها في الوقت المناسب. إذ إنه كلما زادت سرعة توصيل المعلومـــات المحاسبية إلى مستخدميها كان الاحتمال كبيرا في التأثير على قراراتهم المتنوعة. وكلما زاد التأخير في توصيل المعلومات كانت الثقة أكبر بأن المعلومات
لا تعتبر ملائمة. ويمكن التضحية بشيء من الدقة لصالح التوقيت المناسب لأن عملية اتخاذ القرار (أو القرار نفسه) تكون دائما محددة بفترة معينة. لذلك فإن المعلومات الملائمة ، هي تلك التي تتوفر في الوقت المناسب ، ولو كان ذلك على حساب الثقة في عملية القياس ، أو مدى التأكد من صحة المعلومات الناتجة.
二. القدرة على التنبؤ – وتعني احتواء المعلومات على قدرة تنبؤية وبالتالي تمكين مستخدمي المعلومات من استشراف أو تقدير المستقبل وتكوين صورة احتمالية (تقديرية) عنه. فالمعلومة الجيدة هي التي تمكن المستخدم من تكوين التوقعات عن النتائج المستقبلية وتحسين إمكاناته وقدراته في هذا المجال.
三. القدرة على إعادة التقييم – ويقصد بذلك احتواء المعلومات على خاصية تمكن مستخدمها من التقييم الارتدادي أو التغذية العكسية أو المرتدة من خلال المعلومات التي ينتجها نظام المعلومات والتي تساهم في تحسين وتطوير نوعية مخرجات (معلومات) النظام وقدرته على التكيف في الظروف البيئية المتغيرة باستمرار. لذا يمكن القول إن المعلومات الملائمة هي التي تمكن متخذ القرار من تعزيز التوقعات الحالية أو إحداث تغيير فيها وتقييم نتائج القرارات السابقة.
وتكمن أهمية خاصية الملاءمة ، في أن القرار الذي ينوي مستخدم المعلومات المحاسبية اتخاذه له أهميته وخطورته سواء كان هذا المستخدم مديرا أو مستثمرا. فنقطة البدء باتخاذ القرار هي مدى صحة وملاءمة المعلومات التي توفرت له بالنسبة للقرار تحت الدراسة. فإضافة إلى اهتمام المدير لمعرفة درجة السيولة التي تتمتع بها الشركة فإنه يهتم كذلك ويركز على جانب الأصول المتداولة والخصوم المتداولة . أما المستثمر فإنه يهتم بالأرباح المحققة من قبل الشركة حاليا ومستقبلا. لذلك فان ما يهمه هو معرفة ربحية الشركة التي يمتلك أسهما فيها أو ينوي الاستثمار فيها.
ولكن تعدد مستخدمي التقارير المالية، واختلاف أهدافهم يجعل مهمة المحاسب المتضمنة إنتاج وتأمين معلومات ملائمة ليس بالأمر اليسير. ومع ذلك، فإن المحاسب يلعب دورا كبيرا في توفير المعلومات المحاسبية مسترشدا بالمفاهيم الأخلاقية كالصدق في التعبير، والعدالة، والحق، والإنصاف ، وعدم التحيز، والوضوح، ألخ.... التي تعتبر أساسية بالنسبة لمهنته.
ثانيا: خاصية الموثوقية : تتعلق خاصية الموثوقية بأمانة المعلومات وإمكانية الاعتماد عليها . من البديهي أن الحسابات (المعلومات المحاسبية) المدققة يعول عليها أكثر من الحسابات غير المدققة حتى وإن كانت الأخيرة متطابقة شكلا ومضمونا مع الحسابات المدققة. إن درجة الوثوق بالمعلومات المحاسبية تعـد انعكاسا واضحا للأدلة الموضوعية أو طرق أو أسس القياس السليمة التي بنيت عليها تلك المعلومات. ولكي تتصف المعلومات المحاسبية بالموثوقية ينبغي إرساء أسس محاسبية ثابتة فيما يتعلق بالمبادئ والأعراف المحاسبية التي تحكم العمل المحاسبي، وكذلك تطوير أسس قياس موحدة ومقبولة وعملية.
ولكي يمكن الاعتماد على المعلومات والوثوق بها يلزم أيضا توافر ثلاث خصائص فرعية هي: (أ) الصدق في التمثيل (ب) إمكانية التثبت من المعلومات (جـ) حيادية المعلومات .
1- الصدق في التمثيل ويعني وجود درجة عالية من التطابق بين المعلومات والظواهر المراد التقرير عنها. بعبارة أخرى، إعداد المعلومات بحيث تعبر بصدق عن الظواهر- صدق تمثيل الظواهر والأحداث. فالعبرة هنا بصدق تمثيل الجوهر وليس الشكل . ولكي تكون المعلومات معبرا عنها بصدق ينبغي مراعاة تجنب نوعين من أنواع التحيز وهما :
- تحيز في عملية القياس – أي طريقة القياس سواء كانت توصل إلى نتائج موضوعية أم لا.
- تحيز القائم بعملية القياس ــ وهذا النوع يقسم إلى التحيز المقصود والتحيز غير المقصود. إن التحرر من التحيز بنوعيه يتطلب أن تكون المعلومات على أكبر قدر ممكن من الاكتمال . أي التأكد من أنه لم يسقط من الاعتبار أي من الظواهر الهامة عند إعداد التقارير المالية من ناحية ، وهناك اعتبارات الأهمية النسبية وما تستلزمه من وجوب دراسة جدوى المعلومة فبل قياسها والإفصاح عنها من ناحية أخرى .
2- إمكانية التحقق والتثبت من المعلومات وتعني في المفهوم المحاسبي توفر شرط الموضوعية في أي قياس علمي . وهذه الخاصية تعني أن النتائج التي يتوصل إليها شخص معين باستخدام أساليب معينة للقياس والإفصاح يستطيع أن يتوصل إليها آخر باستخدام نفس الأساليب . أما إمكانية التثبت من المعلومات فهي خاصية تحقق لنا تجنب ذلك النوع من التحيـز المتعلق بشخصية القائم بعملية. أي ينبغي التفرقة بين القدرة على التثبت من المقاييس ذاتها وبين القدرة على التثبت من صحة التطبيق لطريقة القياس.
3- حيادية المعلومات، وتعني تقديم حقائق صادقة دون حذف، أو انتقاء للمعملومات لمصلحة فئة أو قرار معين، وتعتبر هذه الخاصية ذات أهمية على مستويين :
- مستوى الأجهزة المسؤولة عن وضع السياسة المحاسبية.
- مستوى المسؤولين عن إعداد التقارير المالية.
وحيادية المعلومات يقصد بها تجنب النوع المقصود من التحيز الذي قد يمارسه القائم بإعداد وعرض المعلومات المحاسبية ؛ بهدف التوصل إلى نتائج مسبقة ، أو بهدف التأثير على سلوك مستخدم هذه المعلومات في اتجاه معين . إذن المعلومات المتحيزة ، لا يمكن اعتبارها معلومات أمينة ، ولا يمكن الوثوق بها أو الاعتماد عليها كأساس لعملية اتخاذ القرارات .
المشاكل والمحددات لاستخدام الخصائص النوعية
1. احتمالات التعارض بين الخصائص الرئيسة للمعلومات المحاسبية (أي الملاءمة والموثوقية). إذ لا يوجد توافق بين ملاءمة المعلومات ودرجة الوثوق بها، فمثلا قد ترفض معلومة معينة أو تقبل إذا كانت ملائمة ولكنها غير موثوق بها، أو أنها موثوق بها ولكنها غير ملائمة. فأرقام التكلفة التاريخية تتمتع بدرجة عالية من الثقة لخلوها من التحيز ، إلا أن الأرقام التاريخية تتمتع بدرجة منخفضة من الملاءمة؛ لأن تلك الأرقام أقل ارتباطا – أو تمثيلا- للواقع الفعلي.
2 . احتمالات التعارض بين الخصائص الفرعية كالتعارض بين التوقيت الملائم والقدرة التنبؤية للمعلومات المحاسبية، فقد تصل المعلومة في الوقت المناسب؛ ولكنها لا تملك قدرة تنبؤية عالية، كما في حالة أرقام التكلفة التـاريخية. كذلك فإن السرعة في إعداد المعلومات غالباً ما تكون على حساب درجة الدقة والاكتمال وعدم التأكد .
3. ليست كل المعلومات الملائمة والموثوق بها تعتبر معلومات مفيدة؛ لأنها قد لا تكون ذات أهمية نسبية تذكر. ( اختبار مستوى الأهمية ) إن البند يعد مفيدا وذا أهمية نسبية إذا أدى حذفه أو الإفصاح عنة بطريقة محرفة إلى التأثير على متخذ القرار .
4. كذلك قد تكون تكلفة الحصول على المعلومات أكبر من العائـد المتوقع منها. ( اختبار التكلفة / العائد ). فالمعلومات التي لا ترتبط ارتباطا وثيقا بأهداف مستخدمي القوائم المالية لا تعتبر معلومات مهمة وليس هناك ما يدعو إلى الإفصاح عنها. إن القاعدة العامة فيما يتعلق باختبار محدد التكلفة والعائد هي أن المعلومات المحاسبية يجب عدم إنتاجها وتوزيعها إلا إذا زادت منفعتها عن كلفتها وإلا فإن الشركة تتكبد خسارة عند الإفصاح عن تلك المعلومة ، وذلك بسبب الإفصاح عن معلومات كلفتها تفوق منفعتها.
5. قد تكون المعلومات المحاسبية ملائمة وموثوق بها إلا أنه تواجه مستخدمها صعوبة فهمها ، وتحليلها واستخدامها في نموذج القرار الذي يواجهه. على الرغم من أن المعلومات ينبغي أن تكون مفهومة، وصفة الفهم هذه تعكسها خصائص السهولة والوضوح التي تتميز بها المعلومات المنشورة. ولكن هناك عدد كبير من المستخدمين يمتلكون مستويات استيعاب وتعليم مختلفة وكذلك أهداف مختلفة ومتعددة مما يجعل من هذه المهمة صعبة للغاية بالنسبة للمحاسب. لذلك يقع على عاتق المحاسب باعتباره الجهة التي تعد التقارير المالية مهمة التوفيق بين الرغبات والصفات المتعددة والمتباينة لمستخدمي المعلومات المحاسبية التي تحتويها تلك التقارير.
6. بالرغم من أهمية المقارنة في عملية اتخاذ القرار، فإن ما يهتم به مستخدمو المعلومات المحاسبية مقارنة المعلومات الخاصة بشركة معينة مع شركات مشابهة أو منافسة أو مع القطاع الصناعي الذي تنتمي إليه هذه الشركة. إلا أن عملية المقارنة سواء المكانية أو الزمانية قد لا تكون ذات جدوى عندما لا تلتزم الشركات (أو الشركة) بسياسة التماثل أو الاتساق وعدم تغيير الطرق المحاسبية بمجرد الرغبة في التغيير وعند تغيير تلك الطرق فإنه من الضروري الإفصاح عن هذا التغيير والآثار المترتبة نتيجة هذا التغيير على الوضع المالي ونتيجة النشاط للشركة ذات العلاقة.
