أساسيات تخطيط نظم المعلومات
لضمان نجاح تخطيط نظم المعلومات، يجب الاهتمام بمجموعة من المبادئ الإدارية الخاصة بتخطيط نظم المعلومات لضمان نجاح هذه الخطط في تحقيق مرادها، ومنها:
1) دعم إستراتيجية المؤسسة ببنية تقنية، ومعايير، وسياسات مناسبة Support Firms Business Strategy with Appropriate Technical, Standards and polices Architecture .
يجب مراعاة الاهتمام بخلق التوازن بين الإحتياجات العامة للنظم جميعها وبين ما تحتاجه نظم هذه الدائرة، من أجل تقليل الفجوات الفنية بين هذه النظم، لأنها تؤدي إلى عدم توافق النظم مع بعضها بعضاً، لذا فتقوم أحياناً بالمهمات نفسها تقريباً.
و لضمان هذا التوافق فإنه يجب أن يكون هناك مرجعية فنية مركزية مسبقاً، تأخذ على عاتقها اتخاذ القرارات المتعلقة بالمعايير الفنية، للنظم كلها في المؤسسة، وأن تكون ملمّة بكل ما يخص النظم المعلوماتية المتوافرة.
2) تقييم التكنولوجيا في المؤسسة كنعصر أساسي في نظام المعلومات الكلي Evaluate Technology as Component of Larger System
عندما يتم تقييم معدات النظام وبرمجياته، فإنه يجب أن يتم تقييمها أيضاً كأحد العناصر في النظام الكلي، فلو تم تحديث الأجهزة المستخدمة لنظام بزيادة سعة ذاكرتها، فإن ذلك قد لا يعود بالفائدة المرجوّة إذا بقي النظام، مستخدِماً البرمجيات القديمة، نفسها التي لا يمكن الوصول إلى الذاكرة التي تمت زيادتها إلى الأجهزة.
3) الأخذ بعين الاعتبار تكاليف دورة حياة النظام وليس فقط تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات Recognize Life Cycle Costs, Not just Acquisition Costs
لا تقتصر تكاليف نظم المعلومات على تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات، بل تشمل أيضاً تكاليف تركيب الأجهزة وربطها بالشبكة، وتكاليف تدريب المستخدمين ودعمهم، وغيرها.
4) تصميم نظام معلومات قابل للإدامة Design Information System to be Maintainable
تصمم معظم نظم المعلومات كي تكون صالحة للاستخدام عدة سنوات، لذا يجب أن تكون قابلة للإدامة حتى في حالة عدم وجود الأشخاص الذين قاموا ببنائها، وهذا يتطلب أن يكون النظام محكم البناء، إضافة إلى ضرورة الاعتناء بتوثيقه الذي يشمل جميع التعديلات التي أجريت عليه. علماً بأنه من الأفضل تقسيم الأنظمة إلى وحدات Modules؛ لتسهيل عمليات الصيانة والتطوير والمتابعة.
5) إدراك أهمية العنصر البشري الذي يعد أهم عناصر نظم المعلومات Recognize the Human Side of Technology Use
قد تفشل نظم المعلومات حتى لو تم إعدادها بصورة جيدة، إذا أُهمل العنصر البشري، أو لم يقم بالدور المناط به بالكفاءة المطلوبة، فالنظام لا ينجح دون وجود أشخاص مؤهلين يدركون آليته وأهميته.
6) دعم الجانب الفني وإدارته Support and Control the Technology System يشكل إهمال الجوانب الفنية للنظام، مثل عدم متابعة قواعد البيانات، وعدم حل المشكلات التي تطرأ عليها جراء الحمل الزائد Overload، أو جرّاء أخطاء المستخدمين، خطراً على أداء النظام، حيث يجب أن تخطط الإدارة للنظام وتدعمه فنياً بوجود جهة فنية مختصة لضمان نجاح النظام، ويعد هذا العامل في النظام "العامل الفني" من عوامل النجاح الحرجة لنظام المعلومات
لضمان نجاح تخطيط نظم المعلومات، يجب الاهتمام بمجموعة من المبادئ الإدارية الخاصة بتخطيط نظم المعلومات لضمان نجاح هذه الخطط في تحقيق مرادها، ومنها:
1) دعم إستراتيجية المؤسسة ببنية تقنية، ومعايير، وسياسات مناسبة Support Firms Business Strategy with Appropriate Technical, Standards and polices Architecture .
يجب مراعاة الاهتمام بخلق التوازن بين الإحتياجات العامة للنظم جميعها وبين ما تحتاجه نظم هذه الدائرة، من أجل تقليل الفجوات الفنية بين هذه النظم، لأنها تؤدي إلى عدم توافق النظم مع بعضها بعضاً، لذا فتقوم أحياناً بالمهمات نفسها تقريباً.
و لضمان هذا التوافق فإنه يجب أن يكون هناك مرجعية فنية مركزية مسبقاً، تأخذ على عاتقها اتخاذ القرارات المتعلقة بالمعايير الفنية، للنظم كلها في المؤسسة، وأن تكون ملمّة بكل ما يخص النظم المعلوماتية المتوافرة.
2) تقييم التكنولوجيا في المؤسسة كنعصر أساسي في نظام المعلومات الكلي Evaluate Technology as Component of Larger System
عندما يتم تقييم معدات النظام وبرمجياته، فإنه يجب أن يتم تقييمها أيضاً كأحد العناصر في النظام الكلي، فلو تم تحديث الأجهزة المستخدمة لنظام بزيادة سعة ذاكرتها، فإن ذلك قد لا يعود بالفائدة المرجوّة إذا بقي النظام، مستخدِماً البرمجيات القديمة، نفسها التي لا يمكن الوصول إلى الذاكرة التي تمت زيادتها إلى الأجهزة.
3) الأخذ بعين الاعتبار تكاليف دورة حياة النظام وليس فقط تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات Recognize Life Cycle Costs, Not just Acquisition Costs
لا تقتصر تكاليف نظم المعلومات على تكاليف اقتناء المعدات والبرمجيات، بل تشمل أيضاً تكاليف تركيب الأجهزة وربطها بالشبكة، وتكاليف تدريب المستخدمين ودعمهم، وغيرها.
4) تصميم نظام معلومات قابل للإدامة Design Information System to be Maintainable
تصمم معظم نظم المعلومات كي تكون صالحة للاستخدام عدة سنوات، لذا يجب أن تكون قابلة للإدامة حتى في حالة عدم وجود الأشخاص الذين قاموا ببنائها، وهذا يتطلب أن يكون النظام محكم البناء، إضافة إلى ضرورة الاعتناء بتوثيقه الذي يشمل جميع التعديلات التي أجريت عليه. علماً بأنه من الأفضل تقسيم الأنظمة إلى وحدات Modules؛ لتسهيل عمليات الصيانة والتطوير والمتابعة.
5) إدراك أهمية العنصر البشري الذي يعد أهم عناصر نظم المعلومات Recognize the Human Side of Technology Use
قد تفشل نظم المعلومات حتى لو تم إعدادها بصورة جيدة، إذا أُهمل العنصر البشري، أو لم يقم بالدور المناط به بالكفاءة المطلوبة، فالنظام لا ينجح دون وجود أشخاص مؤهلين يدركون آليته وأهميته.
6) دعم الجانب الفني وإدارته Support and Control the Technology System يشكل إهمال الجوانب الفنية للنظام، مثل عدم متابعة قواعد البيانات، وعدم حل المشكلات التي تطرأ عليها جراء الحمل الزائد Overload، أو جرّاء أخطاء المستخدمين، خطراً على أداء النظام، حيث يجب أن تخطط الإدارة للنظام وتدعمه فنياً بوجود جهة فنية مختصة لضمان نجاح النظام، ويعد هذا العامل في النظام "العامل الفني" من عوامل النجاح الحرجة لنظام المعلومات
