master الإثنين أغسطس 15, 2011 12:35 pm4.9 فاعلية الهيكل التنظيمي
تقوم فاعلية الهيكل التنظيمي على أبعاد أساسية ثلاثة هي إستبعاد الأخطاء التنظيمية التي تظهر في التطبيق والفهم الجيد للهيكل التنظيمي فضلاً عن تطبيق المبادىء التنظيمية المشار إليها مع مراعاة أن ما يصلح من الحلول التنظيمية إنما يعتمد دائماً على ظروف وملابسات وأبعاد الموقف القائم .
وتثور الحاجة إلى قياس فاعلية الهيكل التنظيمي عادة بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم إذ أن إعادة التنظيم طبقاً لأسباب موضوعية إنما تكون بمناسبة متغيرات في أهداف الوحدة أو إختصاصاتها أو أساليب وطرق العمل بها أو حجمه فيها أو تغيير شكلها التنظيمي والقانوني هذا من ناحية ومن ناحية أخرى يمكن أن تكون إعادة التنظيم بمناسبة معالجة عيوب تنظيمية قائمة .
وفي هذه الحالة الأخيرة يتطلب الأمر بالضرورة قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بالوحدة الإدارية أما للتوصل إلى إبقاء هذا الهيكل على ما هو عليه وأما بتعديله تعديلاً شاملاً أو جزئياً بحسب ظروف كل حالة على حده .
ويمكن إعداد مؤشرات قياس فعالية الهيكل التنظيمي وتصنيفها في أربع مجموعات رئيسية تشتمل كل مجموعة على المؤشرات الرئيسية والفرعية المكونة لها وذلك وفق التصور التالي
4.9.1 : الأهداف والاختصاصات العامة
1- مدى وضوح الهدف من إنشاء الوحدة الإدارية وإتفاقه مع السياسات العامة للدولة :
• ترجمة الهدف من الأسلوب الوصفي إلى الأسلوب الكمي .
• إرتباط الأهداف الموضوعية ببرامج وجداول زمنية .
• وضع معايير ومقاييس نمطية لمراجعة الأهداف بصفة دورية .
• مدى وضوح النطاق المكاني والنوعي للأهداف .
• تناسب الأهداف مع الإمكانيات المادية والبشرية .
• وضوح الهدف لكافة المستويات الإدارية .
2- مدى ترجمة الإختصاصات العامة للهدف العام وكذا إبراز الهيكل للإختصاصات العامة :
• عدم ترجمة الإختصاصات لهدف أو أكثر من الأهداف .
• وجود إختصاصات لا ترتبط بتحقيق هدف أو أكثر من الأهداف.
• عدم ممارسة الوحدة لبعض الإختصاصات الواردة بقرار إنشائها .
• ممارسة الوحدة لإختصاصات غير واردة بقرار إنشائها .
• مدى إستيعاب التقسيمات التنظيمية لكافة إختصاصات الوحدة .
• مدى تكافؤ السلطة والمسئولية .
3- مدى الإزدواج أو التداخل أو التضارب في الإختصاصات بين مكونات الهيكل التنظيمي :
• الإزدواج ويعني به ممارسة كافة الإختصاصات أو جزء منها لتحقيق ذات الهدف بين تقسيمين أو أكثر .
• التداخل هو ممارسة جزء من الإختصاصات المسند لتقسيم ما لتقسيم آخر أو اكثر من تقسيم بينما يكون هذا الجزء المشار إليه صميم إختصاصات التقسيم الأول .
4.9.2 : التشكيل التنظيمي
1- مدى اتفاق المنهج المتخذ في تكوين التقسيمات التنظيمية أهداف الجهة وطبيعة ونوعية النشاط والإمكانية المتاحة :
• تحديد الأسس المتبعة بالوحدة لتكوين التقسيمات التنظيمية .
• علاقة أنواع تقسيم العمل المختارة بالأهداف المنوطة بالوحدة .
• تأثر إختيار أسس تقسيم العمل في تحقيق الأهداف الفرعية .
2- مدى مساهمة التنظيم في تحقيق رقابة داخلية :
• فصل تبعية التقسيمات الرقابية عن التقسيمات التي تعني رقابتها .
3- مدى ملائمة نطاق الإشراف :
• مدى تعدد المستويات الإشرافية .
• مدى الأخذ بالتخصص كأساس للتشكيل التنظيمي بالمستويات الأدنى والتكامل بالمستويات الأعلى .
• أحجام الأعمال المتماثلة ومدى تناسبها مع إعداد التقسيمات التنظيمية المنوطة بهذه الأعمال .
• مدى إنعكاس تخصصات التقسيم التنظيمي الرئيسي في تقسيمات أدنى إنعكاساً سليما ً .
4- مدى إفتعال التقسيمات التنظيمية بما لا تبرره طبيعة الإختصاصات :
• مدى التركيز في أفراد تقسيمات تنظيمية على تلك التي تخدم الهدف بطريق مباشر دون التي يقتصر إسهامها في تحققه على طريق غير مباشر .
• مدى تفتيت مكونات العمل الواحد بقصد الإسراف في إستحداث تشكيلات إدارية .
• مدى تركيز الخدمات مما يوفر الوقت والمال والجهد .
• مدى إفتقاد التكامل والترابط بين إختصاصات التقسيمات التنظيمية.
5-مدى تطابق التنظيم الفعلي للهيكل الرسمي المعتمد :
• وجود وظائف لا تقابلها تقسيمات تنظيمية واردة بالهيكل التنظيمي المعتمد لممارسة بعض المهام .
• تبعية بعض التقسيمات التنظيمية بصفة دائمة لتقسيم آخر بالمخالفة للهيكل التنظيمي المعتمد .
1- مدى إجراء تعديلات تنظيمية على الهيكل التنظيمي المعتمد :
• تقارب الفترات التي أجريت فيها تعديلات على الهيكل .
• كثرة التعديلات على الهيكل .
4.9.3 : العلاقات التنظيمية
1- مدى حاجة التنظيم إلى تكوين اللجان والدور المسند إليها :
• مدى إشتمال الهيكل على لجان .
• تحديد دور اللجنة (تنسيقية – تنفيذية – إستشارية – تحكيمية) .
• علاقات اللجان بعضها ببعض والتقسيمات الأخرى .
• أسلوب تشكيل اللجنة من حيث العدد – تمثيلها لكافة الأطراف المعنية بالموضوع / المستويات الوظيفية للأعضاء – ومعايير إختيار الأعضاء – مصدر قرار تكوين اللجنة / الأساس القانوني لتكوين اللجنة .
• نوعية اللجنة – دائمة – مؤقتة .
• عدد مرات إنعقاد اللجنة والمدة المنقضية بين الإجتماع والآخر .
• تدوين ملخص ما دار من مناقشات والرأي الذي إنتهت إليه اللجنة.
• تحديد أسلوب ووسائل تنفيذ التوصيات ومتابعة التنفيذ .
• مدى وجود أمانات اللجان .
• هل يخصص لأمانات اللجان عاملون متفرغون أم يعملون في هذا المجال بالإضافة لأعمالهم الأصلية .
2- مدى وضوح خط السلطة والمسئولية والعلاقات التنظيمية الأفقية وخطوط الإتصال في مختلف تقسيمات المنظمة :
• الإشراف الكامل ، الإشراف الفني فقط ، الإشراف الإداري فقط .
• عقد الندوات واللقاءات بين المستويات الإدارية ذات العلاقة .
• تجميع البيانات والمعلومات من خلال خط السلطة أم يجوز التجاوز عن ذلك .
3- مدى التنسيق بين التخصصات المختلفة :
• مدى الأخذ بالتكامل دون التجانس كأساس للتشكيل التنظيمي في التقسيمات الرئيسية .
• عقد الندوات والإجتماعات .
• تكوين لجان ممثل بها التخصصات ذات العلاقة .
• الأخذ بنظام ضباط الإتصال من عدمه .
4.9.4 : استخدام الخبرة الاستشارية :
1- مدى اعتماد الإدارة العليا بالوحدة على الرأي والخبرة الإستشارية :
• في شكل تقسيمات تنظيمية وعدد هذه التقسيمات .
• في شكل وظائف مستشارين .
• في شكل الإستعانة بخبراء من خارج الوحدة .
• تمارس بعض إختصاصات التقسيمات الإستشارية من خلال تكوين لجان .
• ممارسة بعض التقسيمات التنفيذية لإختصاصات تقسيمات إستشارية أو العكس .
• يتولى كل تقسيم تنظيمي إستشاري تقديم الرأي والمشورة في نطاق إختصاصاته .
• التبعية التنظيمية للتقسيمات الإستشارية لرئيس الوحدة مباشرة .
• التبعية التنظيمية للتقسيمات الإستشارية من خلال تقسيم شئون رئاسة الوحدة .
• توزيع التقسيمات الإستشارية على بعض التقسيمات التنفيذية الرئيسية بالمنظمة .
إن التطوير التنظيمي هو عملية متكاملة تشمل المنظمة كلها من خلال تخطيط محكم يستهدف رفع الكفاءة الإنتاجية للعاملين وتحقيق أقصى درجة من الفاعلية التنظيمية وما توفره من معلومات في التعامل مع الأفراد والجماعات وتعتبر دوائر التنظيم وطرق العمل بإختلاف مواقعها التنظيمية بالأجهزة الحكومية من أهم الدعامات الضرورية لعملية التطوير التنظيمي بالدولة .
ويتطلب الأمر وجود مقاييس موحدة تكفل الموضوعية المطلوبة عند قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم وفق ما تقدم .
تقوم فاعلية الهيكل التنظيمي على أبعاد أساسية ثلاثة هي إستبعاد الأخطاء التنظيمية التي تظهر في التطبيق والفهم الجيد للهيكل التنظيمي فضلاً عن تطبيق المبادىء التنظيمية المشار إليها مع مراعاة أن ما يصلح من الحلول التنظيمية إنما يعتمد دائماً على ظروف وملابسات وأبعاد الموقف القائم .
وتثور الحاجة إلى قياس فاعلية الهيكل التنظيمي عادة بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم إذ أن إعادة التنظيم طبقاً لأسباب موضوعية إنما تكون بمناسبة متغيرات في أهداف الوحدة أو إختصاصاتها أو أساليب وطرق العمل بها أو حجمه فيها أو تغيير شكلها التنظيمي والقانوني هذا من ناحية ومن ناحية أخرى يمكن أن تكون إعادة التنظيم بمناسبة معالجة عيوب تنظيمية قائمة .
وفي هذه الحالة الأخيرة يتطلب الأمر بالضرورة قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بالوحدة الإدارية أما للتوصل إلى إبقاء هذا الهيكل على ما هو عليه وأما بتعديله تعديلاً شاملاً أو جزئياً بحسب ظروف كل حالة على حده .
ويمكن إعداد مؤشرات قياس فعالية الهيكل التنظيمي وتصنيفها في أربع مجموعات رئيسية تشتمل كل مجموعة على المؤشرات الرئيسية والفرعية المكونة لها وذلك وفق التصور التالي
4.9.1 : الأهداف والاختصاصات العامة
1- مدى وضوح الهدف من إنشاء الوحدة الإدارية وإتفاقه مع السياسات العامة للدولة :
• ترجمة الهدف من الأسلوب الوصفي إلى الأسلوب الكمي .
• إرتباط الأهداف الموضوعية ببرامج وجداول زمنية .
• وضع معايير ومقاييس نمطية لمراجعة الأهداف بصفة دورية .
• مدى وضوح النطاق المكاني والنوعي للأهداف .
• تناسب الأهداف مع الإمكانيات المادية والبشرية .
• وضوح الهدف لكافة المستويات الإدارية .
2- مدى ترجمة الإختصاصات العامة للهدف العام وكذا إبراز الهيكل للإختصاصات العامة :
• عدم ترجمة الإختصاصات لهدف أو أكثر من الأهداف .
• وجود إختصاصات لا ترتبط بتحقيق هدف أو أكثر من الأهداف.
• عدم ممارسة الوحدة لبعض الإختصاصات الواردة بقرار إنشائها .
• ممارسة الوحدة لإختصاصات غير واردة بقرار إنشائها .
• مدى إستيعاب التقسيمات التنظيمية لكافة إختصاصات الوحدة .
• مدى تكافؤ السلطة والمسئولية .
3- مدى الإزدواج أو التداخل أو التضارب في الإختصاصات بين مكونات الهيكل التنظيمي :
• الإزدواج ويعني به ممارسة كافة الإختصاصات أو جزء منها لتحقيق ذات الهدف بين تقسيمين أو أكثر .
• التداخل هو ممارسة جزء من الإختصاصات المسند لتقسيم ما لتقسيم آخر أو اكثر من تقسيم بينما يكون هذا الجزء المشار إليه صميم إختصاصات التقسيم الأول .
4.9.2 : التشكيل التنظيمي
1- مدى اتفاق المنهج المتخذ في تكوين التقسيمات التنظيمية أهداف الجهة وطبيعة ونوعية النشاط والإمكانية المتاحة :
• تحديد الأسس المتبعة بالوحدة لتكوين التقسيمات التنظيمية .
• علاقة أنواع تقسيم العمل المختارة بالأهداف المنوطة بالوحدة .
• تأثر إختيار أسس تقسيم العمل في تحقيق الأهداف الفرعية .
2- مدى مساهمة التنظيم في تحقيق رقابة داخلية :
• فصل تبعية التقسيمات الرقابية عن التقسيمات التي تعني رقابتها .
3- مدى ملائمة نطاق الإشراف :
• مدى تعدد المستويات الإشرافية .
• مدى الأخذ بالتخصص كأساس للتشكيل التنظيمي بالمستويات الأدنى والتكامل بالمستويات الأعلى .
• أحجام الأعمال المتماثلة ومدى تناسبها مع إعداد التقسيمات التنظيمية المنوطة بهذه الأعمال .
• مدى إنعكاس تخصصات التقسيم التنظيمي الرئيسي في تقسيمات أدنى إنعكاساً سليما ً .
4- مدى إفتعال التقسيمات التنظيمية بما لا تبرره طبيعة الإختصاصات :
• مدى التركيز في أفراد تقسيمات تنظيمية على تلك التي تخدم الهدف بطريق مباشر دون التي يقتصر إسهامها في تحققه على طريق غير مباشر .
• مدى تفتيت مكونات العمل الواحد بقصد الإسراف في إستحداث تشكيلات إدارية .
• مدى تركيز الخدمات مما يوفر الوقت والمال والجهد .
• مدى إفتقاد التكامل والترابط بين إختصاصات التقسيمات التنظيمية.
5-مدى تطابق التنظيم الفعلي للهيكل الرسمي المعتمد :
• وجود وظائف لا تقابلها تقسيمات تنظيمية واردة بالهيكل التنظيمي المعتمد لممارسة بعض المهام .
• تبعية بعض التقسيمات التنظيمية بصفة دائمة لتقسيم آخر بالمخالفة للهيكل التنظيمي المعتمد .
1- مدى إجراء تعديلات تنظيمية على الهيكل التنظيمي المعتمد :
• تقارب الفترات التي أجريت فيها تعديلات على الهيكل .
• كثرة التعديلات على الهيكل .
4.9.3 : العلاقات التنظيمية
1- مدى حاجة التنظيم إلى تكوين اللجان والدور المسند إليها :
• مدى إشتمال الهيكل على لجان .
• تحديد دور اللجنة (تنسيقية – تنفيذية – إستشارية – تحكيمية) .
• علاقات اللجان بعضها ببعض والتقسيمات الأخرى .
• أسلوب تشكيل اللجنة من حيث العدد – تمثيلها لكافة الأطراف المعنية بالموضوع / المستويات الوظيفية للأعضاء – ومعايير إختيار الأعضاء – مصدر قرار تكوين اللجنة / الأساس القانوني لتكوين اللجنة .
• نوعية اللجنة – دائمة – مؤقتة .
• عدد مرات إنعقاد اللجنة والمدة المنقضية بين الإجتماع والآخر .
• تدوين ملخص ما دار من مناقشات والرأي الذي إنتهت إليه اللجنة.
• تحديد أسلوب ووسائل تنفيذ التوصيات ومتابعة التنفيذ .
• مدى وجود أمانات اللجان .
• هل يخصص لأمانات اللجان عاملون متفرغون أم يعملون في هذا المجال بالإضافة لأعمالهم الأصلية .
2- مدى وضوح خط السلطة والمسئولية والعلاقات التنظيمية الأفقية وخطوط الإتصال في مختلف تقسيمات المنظمة :
• الإشراف الكامل ، الإشراف الفني فقط ، الإشراف الإداري فقط .
• عقد الندوات واللقاءات بين المستويات الإدارية ذات العلاقة .
• تجميع البيانات والمعلومات من خلال خط السلطة أم يجوز التجاوز عن ذلك .
3- مدى التنسيق بين التخصصات المختلفة :
• مدى الأخذ بالتكامل دون التجانس كأساس للتشكيل التنظيمي في التقسيمات الرئيسية .
• عقد الندوات والإجتماعات .
• تكوين لجان ممثل بها التخصصات ذات العلاقة .
• الأخذ بنظام ضباط الإتصال من عدمه .
4.9.4 : استخدام الخبرة الاستشارية :
1- مدى اعتماد الإدارة العليا بالوحدة على الرأي والخبرة الإستشارية :
• في شكل تقسيمات تنظيمية وعدد هذه التقسيمات .
• في شكل وظائف مستشارين .
• في شكل الإستعانة بخبراء من خارج الوحدة .
• تمارس بعض إختصاصات التقسيمات الإستشارية من خلال تكوين لجان .
• ممارسة بعض التقسيمات التنفيذية لإختصاصات تقسيمات إستشارية أو العكس .
• يتولى كل تقسيم تنظيمي إستشاري تقديم الرأي والمشورة في نطاق إختصاصاته .
• التبعية التنظيمية للتقسيمات الإستشارية لرئيس الوحدة مباشرة .
• التبعية التنظيمية للتقسيمات الإستشارية من خلال تقسيم شئون رئاسة الوحدة .
• توزيع التقسيمات الإستشارية على بعض التقسيمات التنفيذية الرئيسية بالمنظمة .
إن التطوير التنظيمي هو عملية متكاملة تشمل المنظمة كلها من خلال تخطيط محكم يستهدف رفع الكفاءة الإنتاجية للعاملين وتحقيق أقصى درجة من الفاعلية التنظيمية وما توفره من معلومات في التعامل مع الأفراد والجماعات وتعتبر دوائر التنظيم وطرق العمل بإختلاف مواقعها التنظيمية بالأجهزة الحكومية من أهم الدعامات الضرورية لعملية التطوير التنظيمي بالدولة .
ويتطلب الأمر وجود مقاييس موحدة تكفل الموضوعية المطلوبة عند قياس فاعلية الهيكل التنظيمي بمناسبة الرغبة في إعادة التنظيم وفق ما تقدم .
