master الإثنين أغسطس 15, 2011 12:23 pm3.3 الدليل التنظيمي :
وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي ، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها ، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل ، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية .
والدليل التظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها ، يعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات ، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء ، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة ، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة
3.4 أهمية الهيكل التنظيمي
تعريف المنظمة يكون حسب الاتجاه الاجتماعي او السلوكي او الوظيفي
وحسب الاتجاه الهيكلي :
وهو الاتجاه الذي ينظر إلى المنظمة من وجهة أنها نظام يتكون من هيكل تنظيمي مترابط مبني على أساس العلاقات التبادلية داخل المنظمة .
فالمنظمة عبارة عن تنظيم هيكلي يحدد بشكل دقيق مواقع الأفراد ، وأكد ذلك هذا الاتجاه عدة تعريفات
المنظمة عبارة عن هيكل متعدد من الأدوار في إطار التنظيم الرسمي للمنظمة
المنظمة هي نظام تعاوني محدد بهيكل تنظيمي
وهنا تتضح أهمية الهيكل التنظيمي من خلال التعريف السابق فقد عرفت على أساسه المنظمة ( عقيلي والمؤمن ، 1994 )
3.5 الهيكل التنظيمي والمناخ التنظيمي
إن طبيعة الهيكل التنظيمي ونظرة العملين في التنظيم تؤثر في قدرتهم على المشاركة والإبداع ، فالهيكل التنظيمي غير المرن والذي لا يتيح بناء علاقات خارج هذا الهيكل يؤدي بالعاملين للتخوف من إنشاء أية علاقات أية اتصالات ويجعلهم غير متحمسين لإبداء أرائهم أو انتقاداتهم ، أما الهيكل التنظيمي المرن فانه قادر على استيعاب المتغيرات ويشجع العاملين على الاجتهاد والابتكار في سبيل تحقيق الأهداف ، وأيضا يساعد على تفعيل الهيكل التظيمي غير الرسمي لتحقيق الأهداف ( القريوتي ، 1997 ) .
فالهيكل التظيمي الجامد وغير المرن والذي ينظر إلى التنظيمات غير الرسمية مخالفة دائما يساهم في تلويث المناخ التنظيمي للمؤسسة ويشعر الموظف انه تمارس عليه ضغوط وقيود لا مبرر لها .
ويوضح التنسيق لأنماط التفاعلات التي يقوم بهل العاملين في المنظمة ، والهيكل التنظيمي يحدد كيف يجب أن توزع المهام ومن مسؤول أمام من ، واليات التنسيق وأنماط التفاعلات التي يتوجب إتباعها (السالم وسعيد ، 2000) .
والهيكل التنظيمي للمنظمة يمتلك ثلاثة أجزاء أساسية هي :
3.5.1. التعقيد
ويشير أن عدد الأنشطة والوظائف الأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الإدارية والمواقع الجغرافية ، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي
3.5.2.المعيارية
وتعني مدى اعتماد المنظمة على القواعد والإجراءات من اجل توجيه سلوك العاملين في انجاز أو وظيفة معينة ، فكلا كانت هناك خطوات موحدة لأداء وانجاز مجموعة أنشطة متشابهة وان هذه الخطوات لا يجوز الخروج عنها او تجاوزها كانت المعيارية عالية
3.5.3 .المركزية
تشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار ، فبعض المنظمات لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من الإدارة العليا ، والبعض الآخر يكون هناك تفويض في اتخاذ القرار للمستويات الدنيا والمركزية واللامركزية لها دور كبير في تحديد نوع الهيكل التنظيمي .
3.6 محددات الهيكل التنظيمي
3.6.1 الإستراتيجية
فالهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة وعليه فان أي تحليل أو تحديد لهيكل المنظمة لا بد أن ينطلق من أهداف وإستراتيجية المنظمة (الأهداف طويلة المدى للمنظمة )
فالتغيير في إستراتيجية المنظمة يلازمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة
3.6.2 حجم المنظمة
لدى العلماء اختلاف بين ارتباط حجم المنظمة ومدى تأثيره على الهيكل التنظيمي ، إلا أنهم متفقون على أن للحجم تأثير على هيكل المنظمة وله أثاره الواضحة على التعقيد والرسمية والمركزية
3.6.3 التكنولوجيا
فالتكنولوجيا احد المتغيرات الهيكلية لأنها تؤثر وبشكل مباشر وستمر في علاقات الأفراد بالمنظمة وأيضا تؤثر على الاتصال بينهم وعلى المستويات الإدارية وعلى الأداء والانجاز وغيرها
3.6.4 بيئة المنظمة
فالمنظمة لا بد من ان تتفاعل مع بيئتها وتتكيف معها ولا بد للهيكل من التكيف والتعامل مع البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة على السواء لضمان استقرار وتطور المنظمة
3.6.5 القوة والسيطرة
فالهيكل التظيمي للمنظمة قد يكون أحيانا نتيجة لاولئك الذين يحتلون مراكز اتخاذ القار في المنظمة فهم الذين يختارون الهيكل التظيمي الذي يعزز صلاحياتهم ونفوذهم ومصالحهم ، وعليه فاتجاه وسياسات الإدارات العليا 0 الذين يمتلكون السلطة والقوة ) لها الأثر الأكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة (السالم وسعيد ، 2000 )
العوامل المؤثرة على تصميم الهيكل التنظيمي
يتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه وصياغته يكومن شاملا ومناسبا :
3.7.1 .حجم المنظمة :
وينكعس على حجم الهيكل التنظيمي للمنظمة فكلنا كانت المنظمة صغيرة كان هيكلها التنظيمي صغيرا ، لكن تكون الصعوبة كبيرة نسبيا في عملية تقسيم وتحديد المهام والانشطة الواجب اداؤها ، بينما عندما تكون المنظمة كبيرة فان هيكلها التظيمي يكون كبيرا وتكون الانشطو والاعمال اكثر عددا وتنوعا مما يؤدي الى سهولة في تقسيم العمل
3.7.2. دور حياة المنظمة
حيث يتاثر الهيكل التنظيمي بعمر المؤسسة وهل هي في بداياتها او في مرحلة تطورها او انحدارها فالمنظمة تشبه بالانسان تبدا حياتها بنشاتها وتنتهي بزوالها
3.7.3 .الموقع الجغرافي للمنظمة :
فالمنظمات التي يتعدى عملها عدة مواقع جغرافي كان تكون اقيمية او عالمي تحتاج الى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المنظمة في المكان الواحد
3,7,4. درجة التخصص
أن التخصص في المهام يؤثر على الهيكل التظيمي للمؤسسة فان كان التخصص في العمل منخفضة كان الهيكل بسيطا والعكس صحيح
3.7.5 .الموارد البشرية
عندما يكون المطلوب افرادا ذوي قدرات بسيطةيكون الهيكل التنظيمي بسيطا ايضا
3.7.6التكنولوجيا
تناول البحث الهيكل التنظيمي من حيث مفهومه وتعريفه باعتباره الإطار الذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات ، كما تناول البحث العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي ومراحل هذا التصميم ، كما أشار البحث الى أنواع الهياكل التنظيمية ونماذجها وأشكالها موضحا ذلك بالرسومات ، كما تضمن البحث خصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماته وبيان أهميته.
فكلما زاد استخدام التكنولوجيا في المنظمة وكانت معقدة ومتطورة احتاجت الى هيكل تنظيمي اكثر تعقيدا
3.7.8 نطاق الإشراف
ويقصد بنطاق الاشراف عدد المرؤوسين الذين يستطيع الاداري الاشراف عليهم بفعالية ، فاذا كان نطاق الاشراف واسعا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي مسطح ( افقي ) حيث تكون المستويات الادارية محدودة ، اما اذا كان نطاق الاشراف ضيقا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي طولي ( عمودي ) حيث تزداد المستويات الادارية
3.7.9 نظام الإدارة ( المركزية واللامركزية )
فوجود المركزية في المنظمة ( السلطة بيد الادارة العليا ) يقلل تعقيد الهيكل التظيمي ويكون اكثر وضوحا ، بينما وجود نظام اللامركزية يزيد من تعقيد الهيكل التظيمي .
3.7.10. البيئة الخارجية
للبيئة دور رئيسي في تحديد شكل ونوع الهيكل التنظيمي في المؤسسة ، فالبيئة التي تعمل في جو من الاستقرار تختلف عنمؤسسة تعاني من عدم الاستقرار ، فالاستقرار يعني هيكل تنظيمي بسيط وعدم الاستقرار للمؤسسة يستلزم هيكل معقد
وإعداد الدليل التنظيمي هو الخطوة الأخيرة في بناء الهيكل التنظيمي ، حيث أن الخريطة التنظيمية لا توضح التفاصيل المطلوبة عن ماهية المنظمة وأنظمتها وأنشطتها وفلسفتها ، وعليه يقوم الدليل التنظيمي بتفصيل هذه التفاصيل ، فالدليل التنظيمي هو مكمل للخريطة التنظيمية .
والدليل التظيمي هو عبارة عن كتيب يتضمن اسم المنظمة والعنوان وأهدافها ، يعرض موجز السياسات والإجراءات الخاصة بالمنظمة ويشمل الدليل أيضا الهيكل التنظيمي والخريطة التنظيمية وشرح لمهام الإدارات والمسؤوليات والسلطات ، وكذلك أسماء الرؤساء والمدراء ، وعادة ما يشرح الدليل بإيجاز عن النشاط العام للمنظمة وخدماتها وحجم القوى العاملة فيها وأيضا وصف للوظائف المختلفة ، ويمكن أن نجمل الدليل التنظيمي ونعرفه بأنه البطاقة الشخصية للمنظمة
3.4 أهمية الهيكل التنظيمي
تعريف المنظمة يكون حسب الاتجاه الاجتماعي او السلوكي او الوظيفي
وحسب الاتجاه الهيكلي :
وهو الاتجاه الذي ينظر إلى المنظمة من وجهة أنها نظام يتكون من هيكل تنظيمي مترابط مبني على أساس العلاقات التبادلية داخل المنظمة .
فالمنظمة عبارة عن تنظيم هيكلي يحدد بشكل دقيق مواقع الأفراد ، وأكد ذلك هذا الاتجاه عدة تعريفات
المنظمة عبارة عن هيكل متعدد من الأدوار في إطار التنظيم الرسمي للمنظمة
المنظمة هي نظام تعاوني محدد بهيكل تنظيمي
وهنا تتضح أهمية الهيكل التنظيمي من خلال التعريف السابق فقد عرفت على أساسه المنظمة ( عقيلي والمؤمن ، 1994 )
3.5 الهيكل التنظيمي والمناخ التنظيمي
إن طبيعة الهيكل التنظيمي ونظرة العملين في التنظيم تؤثر في قدرتهم على المشاركة والإبداع ، فالهيكل التنظيمي غير المرن والذي لا يتيح بناء علاقات خارج هذا الهيكل يؤدي بالعاملين للتخوف من إنشاء أية علاقات أية اتصالات ويجعلهم غير متحمسين لإبداء أرائهم أو انتقاداتهم ، أما الهيكل التنظيمي المرن فانه قادر على استيعاب المتغيرات ويشجع العاملين على الاجتهاد والابتكار في سبيل تحقيق الأهداف ، وأيضا يساعد على تفعيل الهيكل التظيمي غير الرسمي لتحقيق الأهداف ( القريوتي ، 1997 ) .
فالهيكل التظيمي الجامد وغير المرن والذي ينظر إلى التنظيمات غير الرسمية مخالفة دائما يساهم في تلويث المناخ التنظيمي للمؤسسة ويشعر الموظف انه تمارس عليه ضغوط وقيود لا مبرر لها .
ويوضح التنسيق لأنماط التفاعلات التي يقوم بهل العاملين في المنظمة ، والهيكل التنظيمي يحدد كيف يجب أن توزع المهام ومن مسؤول أمام من ، واليات التنسيق وأنماط التفاعلات التي يتوجب إتباعها (السالم وسعيد ، 2000) .
والهيكل التنظيمي للمنظمة يمتلك ثلاثة أجزاء أساسية هي :
3.5.1. التعقيد
ويشير أن عدد الأنشطة والوظائف الأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الإدارية والمواقع الجغرافية ، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي
3.5.2.المعيارية
وتعني مدى اعتماد المنظمة على القواعد والإجراءات من اجل توجيه سلوك العاملين في انجاز أو وظيفة معينة ، فكلا كانت هناك خطوات موحدة لأداء وانجاز مجموعة أنشطة متشابهة وان هذه الخطوات لا يجوز الخروج عنها او تجاوزها كانت المعيارية عالية
3.5.3 .المركزية
تشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار ، فبعض المنظمات لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من الإدارة العليا ، والبعض الآخر يكون هناك تفويض في اتخاذ القرار للمستويات الدنيا والمركزية واللامركزية لها دور كبير في تحديد نوع الهيكل التنظيمي .
3.6 محددات الهيكل التنظيمي
3.6.1 الإستراتيجية
فالهيكل التنظيمي هو وسيلة لتحقيق أهداف المنظمة وعليه فان أي تحليل أو تحديد لهيكل المنظمة لا بد أن ينطلق من أهداف وإستراتيجية المنظمة (الأهداف طويلة المدى للمنظمة )
فالتغيير في إستراتيجية المنظمة يلازمها تغير في الهيكل التنظيمي للمنظمة
3.6.2 حجم المنظمة
لدى العلماء اختلاف بين ارتباط حجم المنظمة ومدى تأثيره على الهيكل التنظيمي ، إلا أنهم متفقون على أن للحجم تأثير على هيكل المنظمة وله أثاره الواضحة على التعقيد والرسمية والمركزية
3.6.3 التكنولوجيا
فالتكنولوجيا احد المتغيرات الهيكلية لأنها تؤثر وبشكل مباشر وستمر في علاقات الأفراد بالمنظمة وأيضا تؤثر على الاتصال بينهم وعلى المستويات الإدارية وعلى الأداء والانجاز وغيرها
3.6.4 بيئة المنظمة
فالمنظمة لا بد من ان تتفاعل مع بيئتها وتتكيف معها ولا بد للهيكل من التكيف والتعامل مع البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة على السواء لضمان استقرار وتطور المنظمة
3.6.5 القوة والسيطرة
فالهيكل التظيمي للمنظمة قد يكون أحيانا نتيجة لاولئك الذين يحتلون مراكز اتخاذ القار في المنظمة فهم الذين يختارون الهيكل التظيمي الذي يعزز صلاحياتهم ونفوذهم ومصالحهم ، وعليه فاتجاه وسياسات الإدارات العليا 0 الذين يمتلكون السلطة والقوة ) لها الأثر الأكبر في تحديد الهيكل التنظيمي للمنظمة (السالم وسعيد ، 2000 )
العوامل المؤثرة على تصميم الهيكل التنظيمي
يتأثر الهيكل التنظيمي بعدة عوامل عند تصميمه وصياغته يكومن شاملا ومناسبا :
3.7.1 .حجم المنظمة :
وينكعس على حجم الهيكل التنظيمي للمنظمة فكلنا كانت المنظمة صغيرة كان هيكلها التنظيمي صغيرا ، لكن تكون الصعوبة كبيرة نسبيا في عملية تقسيم وتحديد المهام والانشطة الواجب اداؤها ، بينما عندما تكون المنظمة كبيرة فان هيكلها التظيمي يكون كبيرا وتكون الانشطو والاعمال اكثر عددا وتنوعا مما يؤدي الى سهولة في تقسيم العمل
3.7.2. دور حياة المنظمة
حيث يتاثر الهيكل التنظيمي بعمر المؤسسة وهل هي في بداياتها او في مرحلة تطورها او انحدارها فالمنظمة تشبه بالانسان تبدا حياتها بنشاتها وتنتهي بزوالها
3.7.3 .الموقع الجغرافي للمنظمة :
فالمنظمات التي يتعدى عملها عدة مواقع جغرافي كان تكون اقيمية او عالمي تحتاج الى هيكل تنظيمي كبير ومختلف عن المنظمة في المكان الواحد
3,7,4. درجة التخصص
أن التخصص في المهام يؤثر على الهيكل التظيمي للمؤسسة فان كان التخصص في العمل منخفضة كان الهيكل بسيطا والعكس صحيح
3.7.5 .الموارد البشرية
عندما يكون المطلوب افرادا ذوي قدرات بسيطةيكون الهيكل التنظيمي بسيطا ايضا
3.7.6التكنولوجيا
تناول البحث الهيكل التنظيمي من حيث مفهومه وتعريفه باعتباره الإطار الذي يحدد الإدارات والأقسام والوظائف وخط السلطة داخل المؤسسات ، كما تناول البحث العوامل المؤثرة في تصميم الهيكل التنظيمي ومراحل هذا التصميم ، كما أشار البحث الى أنواع الهياكل التنظيمية ونماذجها وأشكالها موضحا ذلك بالرسومات ، كما تضمن البحث خصائص الهيكل التنظيمي الجيد وفعالية الهيكل التنظيمي ومقوماته وبيان أهميته.
فكلما زاد استخدام التكنولوجيا في المنظمة وكانت معقدة ومتطورة احتاجت الى هيكل تنظيمي اكثر تعقيدا
3.7.8 نطاق الإشراف
ويقصد بنطاق الاشراف عدد المرؤوسين الذين يستطيع الاداري الاشراف عليهم بفعالية ، فاذا كان نطاق الاشراف واسعا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي مسطح ( افقي ) حيث تكون المستويات الادارية محدودة ، اما اذا كان نطاق الاشراف ضيقا فسيؤدي الى هيكل تنظيمي طولي ( عمودي ) حيث تزداد المستويات الادارية
3.7.9 نظام الإدارة ( المركزية واللامركزية )
فوجود المركزية في المنظمة ( السلطة بيد الادارة العليا ) يقلل تعقيد الهيكل التظيمي ويكون اكثر وضوحا ، بينما وجود نظام اللامركزية يزيد من تعقيد الهيكل التظيمي .
3.7.10. البيئة الخارجية
للبيئة دور رئيسي في تحديد شكل ونوع الهيكل التنظيمي في المؤسسة ، فالبيئة التي تعمل في جو من الاستقرار تختلف عنمؤسسة تعاني من عدم الاستقرار ، فالاستقرار يعني هيكل تنظيمي بسيط وعدم الاستقرار للمؤسسة يستلزم هيكل معقد
